Automatizace pracovních procesů s SharePoint a Power Automate

Co je SharePoint a Power Automate?

Microsoft SharePoint

SharePoint je platforma pro spolupráci a správu dokumentů, která umožňuje týmům sdílet soubory, spravovat obsah a vytvářet přizpůsobené weby pro interní i externí použití. Je široce využíván firmami ke správě informací a usnadnění spolupráce mezi zaměstnanci​.

Microsoft Power Automate

Power Automate (dříve známý jako Microsoft Flow) je cloudová služba umožňující automatizaci pracovních postupů mezi aplikacemi a službami. Umožňuje vytvářet „flows“ (toky), které propojují různé aplikace, jako je SharePoint, Outlook, Teams nebo Power BI, a automatizují opakující se úlohy​.

Výhody automatizace

  • úspora času – eliminace manuálních úkolů (např. schvalování dokument, přeposílání e-mailů)
  • minimalizace chyb – automatické procesy snižují riziko lidských chyb
  • zvýšení produktivity – soustředění se na důležitější úkoly namísto rutinní administrativy
  • lepší sledovatelnost – každý proces je zaznamenán, což usnadňuje audit a reporting

Návody pro SharePoint a Power Automate

Praktické příklady automatizace

Níže uvádíme několik běžných scénářů využití Power Automate v SharePointu.

Automatizované schvalování dokumentů

Pokud vaše organizace vyžaduje schválení dokumentu před jeho publikací, můžete vytvořit schvalovací proces, který zajistí, že každý soubor projde schválením odpovědnou osobou.

Jak na to?

  • Vytvořte nový tok v Power Automate.
  • Použijte trigger (spouštěč) „Když je soubor vytvořen nebo změněn“ v SharePoint knihovně.
  • Přidejte akci „Odeslat schvalovací požadavek“ a určete, kdo má dokument schválit.
  • Pokud je schválen, soubor může být přesunut do jiné knihovny nebo označen jako „schválený“.

Automatická notifikace o nových dokumentech

Chcete, aby váš tým byl informován o nových souborech v SharePoint knihovně? Power Automate umožňuje automatické odesílání oznámení přes e-mail nebo Microsoft Teams.

Jak na to?

  • Nastavte spouštěč „Při vytvoření souboru v SharePoint knihovně“.
  • Přidejte akci „Odeslat e-mail“ nebo „Odeslat zprávu v Microsoft Teams“.
  • Upravte šablonu zprávy tak, aby obsahovala odkaz na nový dokument.

Přesun starých dokumentů do archivu

Pokud chcete automaticky archivovat starší dokumenty, můžete nastavit tok, který přesune soubory starší než X měsíců do jiné knihovny nebo složky​.

Jak na to?

  • Použijte opakovaně spouštěný tok (např. 1× měsíčně).
  • Přidejte akci „Načíst soubory z SharePoint knihovny“ a filtrujte ty, které jsou starší než X měsíců.
  • Použijte akci „Přesunout soubor“ do archivační složky.

Jak začít s Power Automate v SharePointu?

  1. přihlaste se do Power Automate na make.powerautomate.com
  2. vyberte šablonu nebo vytvořte nový tok od začátku
  3. přidejte SharePoint jako konektor a nastavte podmínky spouštění
  4. definujte akce – např. odesílání e-mailů, přesun souborů, schvalovací procesy
  5. otestujte tok a ověřte jeho funkčnost
  6. uložte a aktivujte automatizaci