Automatizace pracovních procesů s SharePoint a Power Automate
Co je SharePoint a Power Automate?
Microsoft SharePoint
SharePoint je platforma pro spolupráci a správu dokumentů, která umožňuje týmům sdílet soubory, spravovat obsah a vytvářet přizpůsobené weby pro interní i externí použití. Je široce využíván firmami ke správě informací a usnadnění spolupráce mezi zaměstnanci.
Microsoft Power Automate
Power Automate (dříve známý jako Microsoft Flow) je cloudová služba umožňující automatizaci pracovních postupů mezi aplikacemi a službami. Umožňuje vytvářet „flows“ (toky), které propojují různé aplikace, jako je SharePoint, Outlook, Teams nebo Power BI, a automatizují opakující se úlohy.
Výhody automatizace
- úspora času – eliminace manuálních úkolů (např. schvalování dokument, přeposílání e-mailů)
- minimalizace chyb – automatické procesy snižují riziko lidských chyb
- zvýšení produktivity – soustředění se na důležitější úkoly namísto rutinní administrativy
- lepší sledovatelnost – každý proces je zaznamenán, což usnadňuje audit a reporting
Návody pro SharePoint a Power Automate
- SharePoint – Nápověda a studium
- SharePoint Online – Quick Start Guide
- SharePoint aneb vše na jednom místě odkudkoliv
- Návod pro začátečníky na SharePoint Online v Microsoft 365
- SharePoint Online: Kompletní průvodce pro začátečníky
Praktické příklady automatizace
Níže uvádíme několik běžných scénářů využití Power Automate v SharePointu.
Automatizované schvalování dokumentů
Pokud vaše organizace vyžaduje schválení dokumentu před jeho publikací, můžete vytvořit schvalovací proces, který zajistí, že každý soubor projde schválením odpovědnou osobou.
Jak na to?
- Vytvořte nový tok v Power Automate.
- Použijte trigger (spouštěč) „Když je soubor vytvořen nebo změněn“ v SharePoint knihovně.
- Přidejte akci „Odeslat schvalovací požadavek“ a určete, kdo má dokument schválit.
- Pokud je schválen, soubor může být přesunut do jiné knihovny nebo označen jako „schválený“.
Automatická notifikace o nových dokumentech
Chcete, aby váš tým byl informován o nových souborech v SharePoint knihovně? Power Automate umožňuje automatické odesílání oznámení přes e-mail nebo Microsoft Teams.
Jak na to?
- Nastavte spouštěč „Při vytvoření souboru v SharePoint knihovně“.
- Přidejte akci „Odeslat e-mail“ nebo „Odeslat zprávu v Microsoft Teams“.
- Upravte šablonu zprávy tak, aby obsahovala odkaz na nový dokument.
Přesun starých dokumentů do archivu
Pokud chcete automaticky archivovat starší dokumenty, můžete nastavit tok, který přesune soubory starší než X měsíců do jiné knihovny nebo složky.
Jak na to?
- Použijte opakovaně spouštěný tok (např. 1× měsíčně).
- Přidejte akci „Načíst soubory z SharePoint knihovny“ a filtrujte ty, které jsou starší než X měsíců.
- Použijte akci „Přesunout soubor“ do archivační složky.
Jak začít s Power Automate v SharePointu?
- přihlaste se do Power Automate na make.powerautomate.com
- vyberte šablonu nebo vytvořte nový tok od začátku
- přidejte SharePoint jako konektor a nastavte podmínky spouštění
- definujte akce – např. odesílání e-mailů, přesun souborů, schvalovací procesy
- otestujte tok a ověřte jeho funkčnost
- uložte a aktivujte automatizaci