Funkční organizace času a zefektivnění činností

Příspěvek je postupně doplňován a aktualizován.

V dnešní uspěchané době je schopnost správně si organizovat čas a zefektivnit činnosti zcela klíčovou pro úspěch v osobním i pracovním životě. Pojďme se nyní podívat na několik pro mě velmi osvědčených technik, které možná i Vám pomohou lépe zvládnout čas, snížit stres a dosáhnout cílů. Tak, jak zde tyto techniky popisuji, tak já sám je používám. Díky tomu se mi podařilo nastavit systém a pořádek.

Automatizace činností může ušetřit spoustu času. Zde je možné využít technologie k usnadnění, zrychlení a zlepšení úkolů, které byste jinak museli provádět ručně. Automatizace může zahrnovat např. nastavení automatických plateb účtů, jak je uvedeno v příkladu na obrázku. Pokud tedy máte cokoliv možnost automatizovat a pokud k tomu můžete využít technologie, udělejte to.

Správná organizace událostí, úkolů a zpráv (e-mailů) je naprostým základem. Já osobně organizaci rozděluji na tyto tři uvedené oblasti. Na obrázku je pak uveden ještě pojem šablona. Jedná se o procesy (postupy), které vycházejí ze zkušeností. Pokud si tyto procesy (postupy) sepisujeme a doplňujeme, umožňuje nám to v příštím použití minimalizovat chyby. Jinak je vidět, že vše nakonec směřuje ke kalendáři, který je pro mě nejdůležitější místo pro funkční organizaci. Je mnohem vhodnější než to do list. To si ukážeme v článku později, protože nevhodné použití to do listu jej může změnit na wish list.

Jakoukoliv událost, kterou pak ještě dělím podle typu, vkládám přímo do kalendáře. Dále jsou na obrázku uvedeny úkoly a zprávy. I ty nakonec v kalendáři skončí, ale nejdříve ještě projdou dalšími procesy, které je usměrní a případně vyfiltrují. Ukážeme si později.

Kalendář je pro mě základním nástrojem pro plánování času. Používám ho k zaznamenávání důležitých událostí, schůzek, úkolů. Mám jej vždy přístupný na svém telefonu, tabletu nebo počítači, abych měl přehled o svém rozvrhu a dokázal lépe plánovat svůj čas.

O šabloně jsme si už něco málo řekli. Před vložením události do kalendáře je možné, že bude ještě nejdříve přesměrovaná do to do listu.

Do kalendáře tak vkládám události především těchto typů:

• závazné – to jsou schůzky, které si ještě rozděluji na osobní a pracovní
• nezávazné – to jsou upomínky, ale v kalendáři je mám na očích, myslím na ně

Co se týká dalších typů událostí, na obrázku jsou uvedeny dva příklady, které používám:

• schůzka – pokud dáte do kalendáře s někým schůzku, pošlete mu rovnou i pozvánku, aby si událost mohl přidat i on nebo ona do svého kalendáře
• rezervace schůzky – můžete realizovat ale schůzku také pomocí aplikace, já např. používám Callendly, pomocí které je možné zvolit časový úsek v konkrétním dnu, který máte volný, tzn. odpadá telefonování nebo e-mailování, než se s kýmkoliv domluvíte na termínu

Metoda inbox zero spočívá v udržování prázdné doručené pošty, což mi umožní rychle zpracovávat a třídit e-maily. Každý e-mail buď zpracuju, smažu nebo přesunu do vhodné složky pro pozdější zpracování. Tímto způsobem udržuju přehled a minimalizuju stres způsobený nekonečnými e-maily.

V prvé řadě doporučuji projít e-maily a kde to jen bude možné, odhlásit se z newsletterů, které pro nás nejsou nijak důležité a odebíráte je jen proto, že jste si někde v průběhu např. nákupu nechali tuto možnost aktivní.

E-maily třídím do složek, abych měl přehled a věděl, co je potřeba řešit.

Složky které používám, jsou následující:

• 01 info – informační e-maily, na které není třeba odpovídat
• 02 uloženo – uložené e-maily, ke kterým se potřebuji z nějakého důvodu opakovaně vracet
• 03 uzavřeno – e-maily, které jsou vyřešené
• 04 TO DO list – aplikaci Trello používám jako svůj to do list, e-maily, které do této složky přesunu, současně exportuju do Trello

To-do list (seznam úkolů) je jednoduchý nástroj, který mi pomáhá udržet si přehled o tom, co vše je třeba realizovat. Úkoly si rozděluji podle důležitosti. Pro nastavení priority využívám Eisenhowerův princip.

Eisenhowerův princip je metoda prioritizace úkolů na základě jejich důležitosti a naléhavosti. Rozděluje úkoly do čtyř kategorií:

• důležité a naléhavé
• důležité a nenaléhavé
• nedůležité a naléhavé
• nedůležité a nenaléhavé

Tímto způsobem se ujistím, že se nejdříve zaměřím na úkoly, které mají největší dopad.

Timeboxing je technika, která spočívá v přiřazení konkrétního časového úseku každému úkolu nebo činnosti. Tímto způsobem se lze naučit lepšímu odhadu času, který na úkoly je potřeba, a současně také umožňuje zvykat si na dodržování časových limitů. Timeboxing pomáhá zabránit prokrastinaci a zvyšuje produktivitu.