Microsoft Outlook

Autor Zveřejněno dne

1️⃣ Jak se přihlásit a orientovat ve webové verzi Outlooku

Přihlášení do webové verze Outlooku:

  1. Otevřete webový prohlížeč (Edge, Chrome, Firefox, Safari, …).
  2. Přejděte na outlook.office.com.
  3. Přihlaste se svým pracovním Microsoft účtem.

Základní rozložení obrazovky

Po přihlášení uvidíte tři hlavní sekce:

  • ✅ první panel – Přepínání mezi e-mailem 📧, kalendářem 📅, kontakty 👥 a úkoly ✅.
  • ✅ druhý okno – Zobrazení seznamu e-mailů nebo konkrétního e-mailu.
  • ✅ třetí panel – Náhled na detaily, např. kalendář nebo přílohy.

2️⃣ Jak efektivně spravovat e-maily

📌 Používejte kategorie a složky

  • Klikněte pravým tlačítkem na e-mail a vyberte Přesunout do složky nebo Přidat kategorii.
  • Nastavte si barvy kategorií pro rychlé rozpoznání důležitých zpráv.

🔍 Hledání e-mailů

  • Používejte operátory jako from: (odesílatel), subject: (předmět) nebo has:attachment (s přílohou).
  • Například: from:john@firma.cz subject:projekt zobrazí všechny e-maily od Johna s klíčovým slovem “projekt”.

🚀 Automatické třídění e-mailů s pravidly

  • Klikněte na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku → Pravidla.
  • Vytvořte pravidlo, aby se např. faktury automaticky přesouvaly do složky Finance.

3️⃣ Prioritní doručená pošta – najdi důležité e-maily snadno

Microsoft Outlook umí inteligentně třídit e-maily na Prioritní a Další. To znamená, že důležité zprávy se zobrazí hned nahoře, zatímco méně důležité (např. reklamy) se přesunou do záložky Další.

⭐ Jak aktivovat prioritní doručenou poštu?

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. V sekci Doručená pošta přepni možnost Prioritní doručená pošta na Zapnuto.

⭐ Jak přesunout zprávu mezi prioritní a další?

  • Pokud Outlook špatně roztřídí e-mail, klikni pravým tlačítkem na zprávu a vyber Přesunout do Prioritní/Další.
  • Outlook se tímto učí a v budoucnu bude podobné e-maily třídit lépe.

4️⃣ Uspořádání zpráv – složky, filtry a označení

📌 Vytváření složek

  • Klikni pravým tlačítkem na Doručená pošta → Nová složka.
  • Pojmenuj složku (např. Projekty, Klienti, Osobní) a přesuň do ní e-maily.

🔍 Filtry pro rychlé hledání

V horním panelu klikni na Filtr a vyber:

  • ✅ nepřečtené – Zobrazí pouze nepřečtené e-maily.
  • ✅ s přílohou – Najde e-maily s přiloženými soubory.
  • ✅ od určitého odesílatele – Pomocí pole „Od“ rychle zobrazíš e-maily od konkrétní osoby.

🏷 Použití příznaků a kategorií

  • Klikni na ⚑ Příznak u e-mailu, pokud ho chceš označit jako úkol.
  • Barevné kategorie pomohou vizuálně odlišit důležité e-maily.

5️⃣ Podpisy – automatické přidání tvých kontaktních údajů

Každý e-mail vypadá profesionálněji s dobře nastaveným podpisem. Outlook umožňuje vytvořit podpis, který se automaticky přidává ke zprávám.

✍ Jak nastavit podpis?

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
  2. Přejdi do sekce Pošta → Sestavení a odpovědi.
  3. Do pole E-mailový podpis napiš svůj podpis.
  4. Můžeš přidat:
    • Jméno a příjmení
    • Pozici a firmu
    • Telefon a webové stránky
    • Odkazy na sociální sítě (např. LinkedIn)
  5. Zvol, zda se má podpis přidávat automaticky ke každému e-mailu.

💡 Tip: Pokud chceš profesionální vzhled, použij HTML podpis s logem a odkazy.

6️⃣ Automatické odpovědi – když jsi mimo kancelář

Pokud odjíždíš na dovolenou nebo nebudeš k dispozici, můžeš nastavit automatické odpovědi (Out of Office). Outlook pak za tebe odpoví každému, kdo ti pošle e-mail.

⭐ Jak nastavit automatickou odpověď?

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
  2. Přejdi na Pošta → Automatické odpovědi.
  3. Přepni na Odesílat automatické odpovědi.
  4. Nastav časový rozsah (např. od 20. 2. do 25. 2.).
  5. Do pole napiš zprávu, například:Dobrý den, děkuji za váš e-mail. V tuto chvíli nejsem k dispozici, ale odpovím vám po návratu dne 26. 2. V případě urgentních záležitostí kontaktujte kolegu na e-mailu kolega@firma.cz.
  6. Pokud chceš, můžeš nastavit jinou odpověď pro lidi mimo organizaci.

💡 Tip: Automatické odpovědi se hodí nejen na dovolenou, ale i na jiné situace, kdy jsi offline (např. školení, nemoc).

7️⃣ Jak lépe pracovat s kalendářem

📅 Rychlé přidání schůzky

  1. Klikněte na Kalendář (ikona 📅 vlevo).
  2. Zvolte „Nová událost“
  3. Vyberte den a čas, kdy má schůzka proběhnout.
  4. Přidejte název, účastníky a místo.
  5. Pokud má být schůzka online, zvolte „Schůzka přes Teams“.
  6. Klikněte na Uložit nebo Odeslat pozvánku.

⏰ Sdílení kalendáře

  • V kalendáři klikněte na Sdílet a zadejte e-mail kolegy.
  • Můžete mu dát oprávnění jen k zobrazení nebo i k úpravám.

8️⃣ Jak využít To Do a úkoly

Webový Outlook je propojený s Microsoft To Do, což je užitečný nástroj pro správu úkolů.

✅ Jak vytvořit úkol?

  1. Klikněte na ikonu To Do (v levém panelu).
  2. Přidejte název úkolu a nastavte termín splnění.
  3. Přidejte poznámky nebo soubory, pokud je to potřeba.
  4. Úkol se automaticky synchronizuje s Outlookem a Microsoft To Do.