Outlook & OneDrive

Autor Zveřejněno dne

V tomto návodu najdete nejužitečnější funkce webového Outlooku a OneDrivu pro práci s pracovním účtem Microsoft 365 (a tam, kde se to liší, i s osobním účtem) – od prioritní pošty, podpisů a automatických odpovědí přes pravidla, kategorie a vyhledávání až po sdílení souborů a Copilota.

Postupy platí pro Outlook na webu i pro nový Outlook pro Windows – obě verze vypadají a fungují téměř stejně. Microsoft průběžně upravuje rozhraní, proto se popisky tlačítek mohou mírně lišit. Informace o funkcích a cenách odpovídají stavu k říjnu 2026.

Jak se přihlásit a orientovat ve webové verzi Outlooku

Přihlášení do webové verze Outlooku:

  1. Otevřete webový prohlížeč (Edge, Chrome, Firefox, Safari apod.).
  2. Přejděte na outlook.cloud.microsoft (funguje i dosavadní adresa outlook.office.com).
  3. Přihlaste se svým pracovním (nebo školním) účtem Microsoft 365.

Základní rozložení obrazovky

Po přihlášení uvidíte tyto hlavní části:

  • Panel aplikací (úplně vlevo) – přepínání mezi poštou 📧, kalendářem 📅, kontakty 👥, úkoly ✅ a dalšími aplikacemi, např. OneDrivem.
  • Podokno složek – Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty a vaše vlastní složky.
  • Seznam zpráv – e-maily ve vybrané složce.
  • Podokno čtení – obsah vybraného e-mailu včetně příloh.

Nahoře najdete pás karet s příkazy a pole pro hledání. Ikonou vpravo nahoře otevřete panel Můj den s kalendářem a úkoly.

Rozložení obrazovky webového Outlooku

Prioritní doručená pošta

Outlook umí automaticky třídit e-maily na Prioritní a Další. Důležité zprávy najdete na kartě Prioritní, méně důležité (např. newslettery nebo reklamy) se přesunou na kartu Další.

Prioritní doručená pošta v Outlooku

⭐ Jak zapnout nebo vypnout prioritní doručenou poštu

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. V sekci Pošta → Rozložení → Prioritní doručená pošta zvolte Řadit zprávy na kartách Prioritní a Další, nebo Neřadit zprávy.
  3. Klikněte na Uložit.

⭐ Jak přesunout zprávu mezi kartami Prioritní a Další

  • Pokud Outlook e-mail zařadí špatně, klikněte na zprávu pravým tlačítkem, zvolte Přesunout a vyberte přesun na kartu Prioritní, nebo Další.
  • Když zvolíte možnost přesouvat vždy, Outlook bude na stejnou kartu zařazovat i další zprávy od tohoto odesílatele.

Zobrazení zpráv v konverzacích

Outlook umí zobrazovat e-maily ve formě konverzací (vláken). Všechny odpovědi na jednu zprávu se tak zobrazí přehledně pod sebou jako jeden celek.

Zobrazení e-mailů v konverzacích v Outlooku

🛠 Jak zapnout nebo vypnout zobrazení v konverzacích

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. V sekci Pošta → Rozložení → Uspořádání zpráv zvolte jednu z možností:
    • Seskupit zprávy podle konverzace – zprávy se seskupí do vláken,
    • Neseskupovat zprávy – každá zpráva se zobrazí samostatně.
  3. Klikněte na Uložit.

💡 Tip: Pokud je ve vlákně více zpráv, Outlook starší odpovědi sbalí – konverzaci rozbalíte kliknutím na šipku vlevo od ní.

📌 Výhody zobrazení v konverzacích

  • Všechny odpovědi vidíte přehledně na jednom místě.
  • Rychle najdete historii komunikace.
  • Doručená pošta je méně zaplněná.

🔧 Možnosti přizpůsobení: V nastavení lze také určit, zda se má nejnovější zpráva konverzace zobrazovat nahoře, nebo dole.

Nastavení řazení zpráv v konverzaci v Outlooku

Podpisy

S dobře nastaveným podpisem vypadá každý e-mail profesionálněji. Outlook umí podpis ke zprávám přidávat automaticky.

✍️ Jak nastavit podpis

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. V sekci Účet → Podpisy přidejte nový podpis a pojmenujte ho.
  3. Do editoru napište obsah podpisu, obvykle:
    • jméno a příjmení,
    • pozici a firmu,
    • telefon a webové stránky,
    • odkazy na sociální sítě (např. LinkedIn).
  4. Zvolte, zda se má podpis automaticky vkládat do nových zpráv, případně i do odpovědí a přeposílaných zpráv.
  5. Klikněte na Uložit.
Nastavení e-mailového podpisu v Outlooku

💡 Tip 1: Do podpisu můžete vložit i logo firmy – v editoru podpisu to zvládnete i bez znalosti HTML.

💡 Tip 2: Podpisů si můžete vytvořit více (např. formální a stručný, český a anglický) a používat je jako šablony – při psaní zprávy vyberete ten správný přes Zpráva → Podpis.

Více podpisů v Outlooku a jejich použití

Automatické odpovědi

Když odjíždíte na dovolenou nebo nebudete nějakou dobu k dispozici, nastavte si automatické odpovědi (Out of Office). Outlook pak za vás automaticky odpoví lidem, kteří vám napíší.

Zapnutí automatických odpovědí v Outlooku
Nastavení automatických odpovědí v Outlooku

⭐ Jak nastavit automatickou odpověď

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. Otevřete sekci Účet → Automatické odpovědi.
  3. Zapněte přepínač Automatické odpovědi zapnuty.
  4. Nastavte časové období, kdy se mají odpovědi odesílat (např. od 20. 2. do 25. 2.).
  5. Dále můžete zaškrtnout:
    • Blokovat mi toto období v kalendáři,
    • Automaticky odmítat nové pozvánky na události, ke kterým dojde během tohoto období,
    • Odmítat a rušit moje schůzky během tohoto období – schůzky, které jste uspořádali, se zruší a schůzky, na které jste byli pozváni, se odmítnou.
  6. Napište text odpovědi. Pokud ji mají dostávat i lidé mimo vaši organizaci, zapněte odesílání odpovědí mimo organizaci (jen vašim kontaktům, nebo všem externím odesílatelům) a napište pro ně samostatnou zprávu.
  7. Zpráva může vypadat třeba takto: „Dobrý den, děkuji za váš e-mail. V tuto chvíli nejsem k dispozici, odpovím vám po návratu 26. 2. V naléhavých případech prosím kontaktujte kolegu na adrese kolega@firma.cz.“
  8. Klikněte na Uložit.

💡 Tip: Automatické odpovědi se hodí nejen během dovolené, ale i při školení nebo nemoci. Každý odesílatel dostane automatickou odpověď jen jednou.

Přeposílání

Automatické přeposílání (forwarding) odesílá příchozí e-maily i na jinou adresu. Hodí se například, když používáte více schránek nebo jste dočasně mimo kancelář a potřebujete, aby zprávy viděl i kolega.

Nastavení automatického přeposílání v Outlooku

🛠 Jak nastavit automatické přeposílání

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. Otevřete sekci Pošta → Přeposílání.
  3. Zaškrtněte Povolit přeposílání.
  4. Zadejte e-mailovou adresu, na kterou se mají zprávy přeposílat.
  5. (Volitelně) Zaškrtněte Uchovávat kopii přeposlané zprávy, pokud chcete, aby e-maily zůstaly i ve vaší doručené poště.
  6. Klikněte na Uložit.

⚠️ Pozor: Automatické přeposílání na adresy mimo organizaci (např. na Gmail) je v Microsoft 365 ve výchozím nastavení zablokované a přeposlané zprávy se vrátí jako nedoručitelné. Pokud ho potřebujete, obraťte se na správce. Přeposílání kolegům v rámci firmy se to netýká.

💡 Tip: Chcete-li přeposílat jen některé zprávy (např. od konkrétního odesílatele), použijte místo přeposílání pravidlo.

Naplánovat odeslání

Potřebujete poslat e-mail v konkrétní den a čas, ale nechcete na to zapomenout? Díky naplánovanému odeslání napíšete zprávu hned a Outlook ji odešle později sám.

Naplánování odeslání e-mailu v Outlooku

🕘 Jak naplánovat odeslání e-mailu

  1. Napište e-mail jako obvykle.
  2. Klikněte na šipku vedle tlačítka Odeslat.
  3. Vyberte Naplánovat odeslání.
  4. Zvolte nabízený termín, nebo nastavte vlastní datum a čas (např. zítra v 9:00).
  5. Klikněte na Odeslat.
  6. E-mail počká ve složce Koncepty a v naplánovaný čas se odešle automaticky.

✏️ Jak upravit nebo zrušit naplánovaný e-mail

  1. Přejděte do složky Koncepty.
  2. Otevřete naplánovaný e-mail a klikněte na Zrušit odeslání – zruší se jen naplánování (nejde o funkci popsanou v další části) a zpráva zůstane mezi koncepty.
  3. Zprávu upravte a znovu naplánujte, nebo ji hned odešlete tlačítkem Odeslat.

💡 Tip: Naplánované odeslání se hodí pro gratulace k narozeninám, připomenutí projektových termínů nebo e-maily do jiných časových pásem. U pracovního účtu Microsoft 365 zprávu odesílá server, takže počítač ani telefon nemusí být v danou chvíli zapnutý. Výjimkou je klasický Outlook s účty POP nebo IMAP – tam musí Outlook zůstat spuštěný, dokud se zpráva neodešle.

Zrušit odeslání

Funkce Zrušit odeslání vám po kliknutí na Odeslat dá ještě několik sekund na rozmyšlenou – třeba když si všimnete, že chybí příloha.

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. Otevřete sekci Pošta → Psaní a odpovídání.
  3. V části Zrušit odeslání nastavte posuvníkem, jak dlouho má Outlook s odesláním počkat (nově až 30 sekund).
  4. Klikněte na Uložit.

Po kliknutí na Odeslat se pak dole na obrazovce po nastavenou dobu zobrazuje tlačítko, kterým odeslání zrušíte; zprávu pak můžete ještě upravit.

Nastavení funkce Zrušit odeslání v Outlooku

Odvolat zprávu

Odvolání se pokusí odstranit už odeslaný e-mail ze schránek příjemců.

  1. Ve složce Odeslaná pošta klikněte pravým tlačítkem na e-mail.
  2. Vyberte Pokročilé akce → Odvolat zprávu a akci potvrďte. (Případně zprávu otevřete dvojklikem a na pásu karet zvolte Odvolat zprávu.)
  3. Do doručené pošty vám přijde zpráva o tom, zda se odvolání podařilo.
Odvolání odeslané zprávy v Outlooku

⚠️ Pozor: Odvolat lze jen e-mail poslaný příjemcům ve vaší organizaci (Microsoft 365). Zprávu odeslanou na externí adresy (Gmail, Seznam apod.) už vzít zpět nelze. Zda lze odvolat i zprávu, kterou si příjemce už přečetl, záleží na nastavení vaší organizace.

Možnosti zprávy

Při psaní e-mailu najdete na kartě Možnosti další nastavení zprávy, například:

  • Šifrovat – zašifruje zprávu; volba Nepřeposílat navíc zabrání jejímu přeposlání, kopírování a tisku,
  • Požadovat oznámení o doručení nebo o přečtení – zjistíte, že zpráva dorazila, případně že ji příjemce otevřel (odeslání oznámení o přečtení ale může příjemce odmítnout),
  • popisek citlivosti (např. Důvěrné) – pokud ho vaše organizace používá.
Karta Možnosti při psaní zprávy v Outlooku

Hlasování

Potřebujete rychle zjistit názor kolegů nebo vybrat termín? Vložte do e-mailu hlasování.

  1. V nové zprávě klikněte na Hlasování (na kartě Zpráva nebo Vložení).
  2. Zadejte otázku a možnosti odpovědí (další přidáte přes + Přidat možnost). Případně povolte výběr více odpovědí.
  3. Hlasování vložte do zprávy a e-mail odešlete.
  4. Příjemci hlasují přímo v e-mailu. Průběžné výsledky uvidíte přímo ve zprávě (tlačítko Aktualizovat), podrobnosti v aplikaci Microsoft Forms.
Vytvoření hlasování v e-mailu v Outlooku

💡 Tip: Hlasování funguje s pracovním nebo školním účtem. Klasická hlasovací tlačítka (např. Schválit/Odmítnout) najdete jen v klasickém Outlooku pro Windows.

Složky výsledků hledání

Složky výsledků hledání (Search Folders) automaticky zobrazují e-maily, které odpovídají zadaným kritériím – bez nutnosti je přesouvat. Jde o dynamické složky, které se samy aktualizují.

Vytvoření složky výsledků hledání v Outlooku

🛠 Jak vytvořit složku výsledků hledání

  1. V podokně složek klikněte na tři tečky vedle položky Složky výsledků hledání a zvolte Vytvořit novou složku výsledků hledání.
  2. Vyberte jednu z předdefinovaných možností, např.:
    • Nepřečtené zprávy,
    • Pošta od určitých osob,
    • Označené příznakem pro zpracování,
    • Pošta zařazená do kategorií.
  3. Klikněte na Vytvořit. Nová složka se objeví v části Složky výsledků hledání.

💡 Tip: Složky výsledků hledání jsou ideální pro rychlý přístup k určitým typům zpráv – třeba ke všem nepřečteným e-mailům ze všech složek na jednom místě.

🔄 Jak složku odstranit

Klikněte na tři tečky vedle složky (nebo na ni klikněte pravým tlačítkem) a zvolte Odstranit. Samotné e-maily tím nesmažete – zmizí jen tento pohled na ně.

Rychlé kroky pro úsporu času

Funkce Rychlé kroky (Quick Steps) umožňuje provádět opakující se úkony jedním kliknutím. Hodí se například pro:

  • přeposlání e-mailu určité osobě,
  • přesun zprávy do složky a zároveň její označení jako přečtené,
  • označení zprávy kategorií a příznakem.
Rychlé kroky v Outlooku

⭐ Kde najít rychlé kroky

  1. Na pásu karet otevřete kartu Domů.
  2. Klikněte na Rychlé kroky.
  3. Zobrazí se výchozí rychlé kroky a možnost vytvořit vlastní (Spravovat rychlé kroky).

✏️ Jak vytvořit vlastní rychlý krok

Nastavení vlastního rychlého kroku v Outlooku
  1. Otevřete Rychlé kroky → + Vytvořit nový rychlý krok.
  2. Pojmenujte rychlý krok, např. „Faktury do účetnictví“.
  3. Vyberte akci, například:
    • Přesunout do,
    • Označit jako přečtené,
    • Kategorizovat zprávu,
    • Vytvořit úkol.
  4. Klikněte na Uložit.

💡 Tip: Kombinujte více akcí – např. označení, přesun a přeposlání v jednom kroku.

✅ Použití rychlého kroku

Vyberte e-mail a v nabídce Rychlé kroky klikněte na název vytvořeného kroku. Outlook okamžitě provede všechny nastavené akce.

Kategorie

Kategorie slouží k barevnému rozlišení a rychlému třídění zpráv. Můžete si vytvořit vlastní systém barev podle typu komunikace, projektů nebo priorit.

Přiřazení kategorie e-mailu v Outlooku

🌈 Jak přiřadit kategorii e-mailu

  1. Klikněte pravým tlačítkem na e-mail.
  2. Vyberte možnost Kategorizovat.
  3. Zvolte jednu z kategorií (výchozí kategorie jsou pojmenované podle barev).
  4. Pokud si chcete kategorie pojmenovat po svém, klikněte na Spravovat kategorie.

💡 Tip: Jednomu e-mailu můžete přiřadit i více kategorií (např. Klient + Urgentní).

✏️ Jak upravit názvy kategorií

  1. V nabídce kategorií klikněte na Spravovat kategorie.
  2. U vybrané kategorie klikněte na ikonu tužky a změňte název, případně barvu (např. Modrá = Projekt A, Žlutá = Finance).
  3. Můžete také vytvořit novou kategorii s vlastním názvem a barvou.

💡 Tip: Když u kategorie kliknete na hvězdičku, objeví se v Oblíbených v podokně složek. Jedním kliknutím pak zobrazíte všechny zprávy s touto kategorií.

📆 Použití kategorií i mimo e-maily

Kategorie fungují i u:

  • událostí v kalendáři,
  • úkolů v To Do,
  • kontaktů.

Vytvoříte si tak jednotný systém označování napříč Outlookem.

Pravidla pro automatické třídění e-mailů

Pravidla (Rules) umožňují Outlooku automaticky provádět akce s příchozími e-maily podle zadaných podmínek. Ušetří vám čas a pomohou udržet poštu v pořádku.

Pravidla v nastavení Outlooku
Vytvoření nového pravidla v Outlooku

⭐ Co můžete pomocí pravidel automatizovat

  • Přesun e-mailů do složek (např. faktury, nabídky, HR).
  • Označení e-mailů příznakem, důležitostí nebo kategorií.
  • Přeposlání zpráv kolegovi.
  • Odstranění zpráv nebo jejich přesun do nevyžádané pošty podle klíčových slov.

🛠 Jak vytvořit nové pravidlo

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. Otevřete sekci Pošta → Pravidla.
  3. Zvolte + Přidat nové pravidlo.
  4. Vyplňte:
    • název pravidla (např. „Faktury z účetního oddělení“),
    • podmínku (např. Odesílatel obsahuje faktury@firma.cz),
    • akci (např. Přesunout do složky „Finance“),
    • případně výjimku.
  5. Pokud chcete pravidlo hned použít i na zprávy, které už ve složce máte, zaškrtněte políčko pro jeho okamžité spuštění.
  6. Klikněte na Uložit.

💡 Tip: Pravidla se uplatňují na příchozí poštu a běží na serveru, takže fungují i při zavřeném Outlooku. Pravidla pro odesílané e-maily najdete jen v klasickém Outlooku pro Windows.

🚫 Jak upravit nebo vypnout pravidlo

  • V sekci Pravidla můžete každé pravidlo vypnout přepínačem, upravit (ikona tužky) nebo odstranit. V některých verzích jsou tyto volby schované pod třemi tečkami.
  • Pořadí pravidel změníte šipkami – Outlook je vyhodnocuje shora dolů. Pokud nechcete, aby se po splnění pravidla uplatnila i další, zaškrtněte u něj možnost zastavit zpracování dalších pravidel.

⚠️ Spuštění pravidla na starší e-maily

Pravidlo můžete kdykoli spustit i dodatečně na e-maily, které už ve schránce máte: zvolte u něj Spustit pravidlo – provede se na všech zprávách ve vybrané složce (nejen v doručené poště, ale třeba i v archivu).

Spuštění pravidla v Outlooku

Podmíněné formátování

Podmíněné formátování barevně zvýrazní v seznamu zpráv e-maily, které splňují zadané podmínky – například zprávy od vedoucího nebo z účetního oddělení. Zprávy se přitom nikam nepřesouvají.

🛠 Jak nastavit podmíněné formátování

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. Otevřete sekci Pošta → Podmíněné formátování.
  3. Zvolte + Přidat pravidlo.
  4. Vyplňte:
    • název pravidla (např. „Zprávy od vedoucího“),
    • podmínku (např. Odesílatel obsahuje vedouci@firma.cz),
    • barvu písma, kterou se mají zprávy zvýraznit.
  5. Potvrďte a klikněte na Uložit.
Nastavení podmíněného formátování v Outlooku

Jak efektivně spravovat e-maily

📌 Kombinujte složky, kategorie a pravidla

  • Klikněte pravým tlačítkem na e-mail a vyberte Přesunout (do složky) nebo Kategorizovat.
  • Nastavte si barvy kategorií tak, abyste důležité zprávy poznali na první pohled.
  • Opakované třídění svěřte pravidlům.

📖 Mohlo by vás zajímat: Funkční organizace času a zefektivnění činností

🔍 Hledání e-mailů

Do pole pro hledání nahoře stačí napsat jméno, slovo z předmětu nebo z textu zprávy. Pro přesnější výsledky použijte vyhledávací operátory:

  • from:jan@firma.cz – e-maily od Jana,
  • to:jan@firma.cz – e-maily adresované Janovi,
  • subject:faktura – zprávy se slovem „faktura“ v předmětu,
  • hasattachment:yes – jen e-maily s přílohou,
  • received:01/01/2025..01/31/2025 – e-maily přijaté v lednu 2025,
  • category:Finance – e-maily s kategorií Finance.

💡 Tip: Operátory můžete kombinovat: from:jan@firma.cz subject:projekt hasattachment:yes. Za dvojtečku nepište mezeru a datum zadávejte ve formátu měsíc/den/rok.

Konkrétní přílohu najdete, když do pole pro hledání napíšete její název (např. rozpocet.xlsx). Další možnosti filtrování (podle odesílatele, data nebo příloh) nabízí ikona filtrů v poli pro hledání.

Složky, filtry a příznaky

📁 Vytváření složek

  • Klikněte pravým tlačítkem na složku Doručená pošta a zvolte Vytvořit novou podsložku.
  • Pojmenujte složku (např. „Projekty“, „Klienti“, „Osobní“) a přesuňte do ní e-maily – stačí je přetáhnout myší.

🔍 Filtry pro rychlé hledání

Nad seznamem zpráv klikněte na Filtr a vyberte například:

  • nepřečtené zprávy,
  • zprávy označené příznakem,
  • zprávy s přílohami (soubory),
  • zprávy, ve kterých vás někdo zmínil.

E-maily od konkrétní osoby nejrychleji najdete hledáním from: nebo seřazením seznamu podle odesílatele.

🏷 Použití příznaků a kategorií

  • Klikněte na příznak u e-mailu, pokud ho chcete označit jako úkol k vyřízení.
  • Barevné kategorie pomohou vizuálně odlišit důležité e-maily.
Filtrování a hledání zpráv v Outlooku

Jak lépe pracovat s kalendářem

Vytvoření nové události v kalendáři Outlooku

📅 Rychlé přidání schůzky

  1. Klikněte na Kalendář (ikona 📅 vlevo).
  2. Zvolte Nová událost.
  3. Zadejte název a pozvěte účastníky.
  4. Vyberte den a čas a doplňte místo.
  5. Pokud má být schůzka online, zapněte přepínač Schůzka přes Teams.
  6. Klikněte na Odeslat (u události bez účastníků na Uložit).

👥 Sdílení kalendáře

Sdílení kalendáře v Outlooku
  • V kalendáři klikněte na Sdílet a zadejte e-mailovou adresu kolegy.
  • Zvolte, co kolega uvidí – od informace, kdy máte obsazeno, přes názvy a místa schůzek až po všechny podrobnosti. Můžete mu dát i oprávnění k úpravám, případně ho nastavit jako delegáta, který za vás může odpovídat na pozvánky.

🕒 Časové pásmo a pracovní doba

V Nastavení → Kalendář si zkontrolujte časové pásmo (v části Zobrazení můžete přidat i další, např. pro jednání se zahraničím) a nastavte si pracovní dobu. Kolegové pak při plánování schůzek uvidí, kdy jste k dispozici.

Nastavení časového pásma v kalendáři Outlooku
Nastavení pracovní doby v kalendáři Outlooku

Jak využít To Do a úkoly

Webový Outlook je propojený s aplikací Microsoft To Do, která je užitečným nástrojem pro správu úkolů.

✅ Jak vytvořit úkol

  1. Klikněte na ikonu To Do na panelu aplikací (vlevo).
  2. Zadejte název úkolu a nastavte termín splnění.
  3. Podle potřeby přidejte poznámky nebo soubory.
  4. Úkol se automaticky synchronizuje s aplikací Microsoft To Do v počítači i v telefonu.

💡 Tip: E-maily označené příznakem najdete v To Do v samostatném seznamu, takže vám žádný úkol z pošty neunikne.

OneDrive – vaše cloudové úložiště

OneDrive je cloudové úložiště, které je součástí Microsoft 365. S pracovním účtem v něm obvykle máte 1 TB prostoru a soubory odtud snadno sdílíte s kolegy i s lidmi mimo firmu.

📁 Základní orientace a rychlé nahrávání

Přístup k OneDrivu:

  • V Outlooku klikněte na ikonu OneDrive na panelu aplikací (vlevo).
  • Nebo na microsoft365.com otevřete spouštěč aplikací a zvolte OneDrive.
  • S osobním účtem Microsoft se přihlaste na onedrive.live.com.

Rychlé nahrání souborů:

  • Klikněte na tlačítko + pro vytvoření nebo nahrání (vlevo nahoře) a zvolte nahrání souborů, nebo celé složky.
  • Nebo soubory přetáhněte přímo do okna prohlížeče.
  • Mobilní tip: V aplikaci OneDrive použijte funkci Skenovat – dokument vyfotíte telefonem a uloží se jako PDF.

🔍 Vyhledávání a Copilot v OneDrivu

Vyhledávání v OneDrivu prochází názvy souborů i jejich obsah, takže dokument najdete, i když si nepamatujete přesný název – stačí napsat slovo, které v něm je. OneDrive nepodporuje speciální operátory typu in:onedrive.

U osobního účtu navíc OneDrive rozpozná, co je na fotkách, takže je najdete i podle obsahu (např. „auto“ nebo „pláž“).

Copilot v OneDrivu umí:

  • shrnout obsah dokumentu,
  • porovnat až pět souborů,
  • odpovídat na otázky k obsahu souborů (např. „Jaký je termín dodání ve smlouvě s firmou ABC?“).

Copilot v OneDrivu vyžaduje u pracovního účtu placenou licenci Copilot, u osobního účtu předplatné Microsoft 365 pro jednotlivce, pro rodiny nebo Premium.

Sdílení souborů a spolupráce

📎 Jak vložit soubor z OneDrivu do e-mailu

  • Při psaní zprávy klikněte na Připojit soubor a vyberte soubor z OneDrivu.
  • Soubor můžete poslat jako odkaz (všichni pak pracují s jednou aktuální verzí), nebo jako kopii. U odkazu zvolíte, zda příjemci mohou soubor upravovat, nebo jen prohlížet.
  • Rychlejší cesta: v textu zprávy napište lomítko / – Outlook nabídne naposledy použité soubory.
  • Pozor na záměnu: zavináč @ neslouží k vkládání souborů, ale ke zmínkám o lidech – napíšete @ a jméno kolegy, Outlook ho ve zprávě zvýrazní a přidá mezi příjemce.

🔒 Úrovně oprávnění

  • 👁️ Zobrazení – příjemce může soubor jen číst.
  • ✏️ Úpravy – příjemce může soubor měnit.
  • 💬 Revize – u dokumentů Wordu může příjemce jen navrhovat změny a přidávat komentáře.
  • ⛔ Zobrazení bez stažení – soubor lze jen prohlížet online (podle typu účtu a nastavení organizace).

Sdílení odkazu:

  • Klikněte pravým tlačítkem na soubor a zvolte Sdílet, případně rovnou Kopírovat odkaz.
  • V nastavení odkazu zvolte, pro koho má fungovat: pro kohokoli s odkazem, pro lidi ve vaší organizaci, nebo jen pro konkrétní osoby.
  • Odkaz pro kohokoli používejte uvážlivě – otevře ho každý, komu se dostane do rukou. Ve firmách ho správce často omezuje nebo úplně vypíná.

🔐 Zabezpečené sdílení

V nastavení odkazu můžete podle typu účtu a pravidel organizace:

  • nastavit datum vypršení platnosti – po něm odkaz přestane fungovat,
  • nastavit heslo k odkazu,
  • povolit jen zobrazení bez stažení (viz výše).

U osobních účtů lze datum vypršení a heslo nastavit jen s předplatným Microsoft 365. Vodoznaky a auditní záznamy o tom, kdo a kdy k souboru přistupoval, nastavuje ve firmách správce (Microsoft Purview) – nejde o běžnou volbu při sdílení.

Aplikace Microsoft 365 – Word, Excel a PowerPoint s Copilotem

📝 Rychlé vytváření dokumentů

  • Na panelu aplikací v Outlooku najdete ikony Word, Excel a PowerPoint (případně v nabídce dalších aplikací).
  • V OneDrivu klikněte na tlačítko + pro vytvoření a zvolte dokument Wordu, sešit Excelu nebo prezentaci PowerPointu.

✍️ Copilot ve Wordu

  • Připraví koncept textu podle vašeho zadání.
  • Shrne dlouhý dokument.
  • Přepíše vybraný text – zkrátí ho, rozšíří nebo změní jeho tón.

Kontrolu pravopisu a gramatiky – včetně češtiny – zajišťuje Microsoft Editor, který funguje i bez Copilota.

📊 Copilot v Excelu

  • Vytvoří vzorce podle popisu.
  • Navrhne grafy a kontingenční tabulky.
  • Najde v datech trendy a neobvyklé hodnoty.

Pozor na záměnu: tlačítko Analyzovat data na kartě Domů je samostatná funkce Excelu, nikoli Copilot – a otázky v přirozeném jazyce u ní zatím česky nefungují.

Rozsah funkcí Copilota v aplikacích závisí na licenci – přehled najdete v části o tarifech níže.

Úložiště a tarify Microsoft 365

💾 Kolik místa máte a co ho zabírá

Pracovní účet: Poštovní schránka má vlastní kapacitu (podle tarifu obvykle 50–100 GB) a do OneDrivu se nezapočítává. OneDrive (obvykle 1 TB) zaplňují vaše soubory, soubory sdílené v chatech Teams a záznamy schůzek, které jste uspořádali. Soubory týmových kanálů jsou uložené na SharePointu.

Osobní účet Microsoft: Zdarma máte 5 GB cloudového úložiště, o které se dělí OneDrive (včetně koše), přílohy z Outlook.com a přílohy a záznamy z Teams. Poštovní schránka Outlook.com má navíc samostatných 15 GB.

Kontrola využití: S pracovním účtem zjistíte zaplnění v OneDrivu na webu (ukazatel úložiště v levém panelu nebo v nastavení OneDrivu). S osobním účtem přejděte na stránku Spravovat úložiště, kde uvidíte, co kolik místa zabírá.

💰 Tarify Microsoft 365 (ceny k říjnu 2026)

Pro domácnosti:

  • 🆓 Zdarma: 5 GB úložiště, 15 GB pro poštu Outlook.com a webové verze Wordu, Excelu a PowerPointu.
  • Microsoft 365 Basic: 39 Kč/měsíc (389 Kč/rok) – 100 GB úložiště a Outlook bez reklam, bez AI funkcí.
  • Microsoft 365 pro jednotlivce: 269 Kč/měsíc (2 699 Kč/rok) – 1 osoba, 1 TB, desktopové aplikace a Copilot.
  • Microsoft 365 pro rodiny: 349 Kč/měsíc (3 499 Kč/rok) – až 6 osob, každá s 1 TB; Copilot jen pro majitele předplatného.
  • Microsoft 365 Premium: 549 Kč/měsíc (5 489 Kč/rok) – až 6 osob, nejvyšší limity Copilota a pokročilé AI funkce.

Pro firmy (cena za uživatele a měsíc bez DPH při ročním předplatném):

  • Microsoft 365 Business Basic: od 6,07 € – Outlook, Teams, webové a mobilní aplikace, 1 TB v OneDrivu.
  • Business Standard a Business Premium: navíc desktopové aplikace; Business Premium nabízí i pokročilé zabezpečení a správu zařízení.
  • Copilot: Copilot Chat je ve firemních tarifech bez příplatku. Copilot pracující s firemními daty je placený doplněk, případně součást balíčku (např. Business Standard + Copilot Business za 20,36 €).

Ceny se mění, aktuální najdete na webu Microsoftu: tarify pro domácnosti a tarify pro firmy.

✅ Co přináší předplatné pro domácnosti

  • 🔒 Pokročilé zabezpečení – Outlook.com kontroluje přílohy a odkazy kvůli virům a phishingu, k dispozici je šifrování e-mailů a Microsoft Defender.
  • 🗄️ Osobní trezor v OneDrivu bez omezení počtu souborů (u tarifů pro jednotlivce, pro rodiny a Premium).
  • 👨‍👩‍👧 Sdílení předplatného – u tarifů pro rodiny a Premium až s pěti dalšími lidmi.
  • 📞 Technická podpora bez příplatku.
  • 🤖 Copilot ve Wordu, Excelu, PowerPointu, Outlooku a OneNotu (s limity používání, ne v tarifu Basic).

Mobilní aplikace a offline přístup

📱 Outlook a OneDrive v telefonu

Stažení:

Co se v mobilu hodí:

  • Copilot přímo v aplikaci Outlook (dostupnost závisí na typu účtu a licenci).
  • Oznámení jen pro důležitou poštu – v nastavení oznámení můžete zvolit, aby chodila jen pro zprávy na kartě Prioritní, nebo jen pro zprávy od oblíbených lidí.

🔄 Offline přístup k souborům a poště

  • OneDrive v počítači: Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku a zvolte Vždy ponechat na tomto zařízení. Opačná volba Uvolnit místo ponechá soubor jen v cloudu.
  • OneDrive v telefonu: V nabídce souboru (tři tečky) ho zpřístupněte offline. Offline přístup k celým složkám mají u osobních účtů jen předplatitelé Microsoft 365.
  • Nový Outlook pro Windows si pro práci offline ukládá poštu za posledních 30 dní (dříve 7). Upravit to můžete v Nastavení → Obecné → Offline.

💡 Tip: Změny provedené offline se po připojení k internetu automaticky synchronizují.

Užitečné tipy a triky pro pokročilé

⚡ Klávesové zkratky pro nový Outlook

  • Ctrl + N – nový e-mail
  • Ctrl + R – odpovědět
  • Ctrl + Shift + R – odpovědět všem
  • Ctrl + F – přeposlat (pokud máte kurzor v textu zprávy v podokně čtení, Ctrl + F v něm vyhledává)
  • Ctrl + Enter – odeslat
  • Delete – odstranit

V Outlooku v prohlížeči může některé zkratky (např. Ctrl + N) zachytit samotný prohlížeč.

🤖 Automatizace s Power Automate

Co můžete automatizovat:

  • 📧 třídění e-mailů podle obsahu,
  • 📊 export dat z e-mailů do tabulky v Excelu,
  • 📎 ukládání příloh z e-mailů do OneDrivu,
  • 📅 vytváření událostí v kalendáři z e-mailů.

Jak začít: Na make.powerautomate.com zvolte Vytvořit → Automatizovaný cloudový tok. Standardní konektory, mezi které patří Outlook a OneDrive, jsou součástí firemních tarifů Microsoft 365.

Závěrečné tipy

🚀 Copilot v Outlooku – co stojí za vyzkoušení

  • Shrnutí dlouhých konverzací – Copilot vytáhne z vlákna to podstatné.
  • Pomoc s psaním – návrh e-mailu, úprava tónu nebo délky a koučování před odesláním.
  • Prioritizace doručené pošty – Copilot upozorní na zprávy, které vyžadují vaši pozornost.
  • Plánování schůzek – Copilot najde vhodný termín a připraví pozvánku.

Některé z těchto funkcí (např. prioritizace nebo plánování schůzek) vyžadují placenou licenci Copilot a zatím nemusí podporovat češtinu.

🔐 Zabezpečení a soukromí

  • Používejte dvoustupňové ověření. U pracovního účtu ho nastavuje organizace a své metody přihlášení zkontrolujete na mysignins.microsoft.com. U osobního účtu ho zapnete na account.microsoft.com/security.
  • Pravidelně kontrolujte aktivitu účtu a neznámá přihlášení – přehled najdete na stejných stránkách.
  • Citlivé e-maily šifrujte: při psaní zprávy zvolte Možnosti → Šifrovat (případně Nepřeposílat).
  • Nejdůležitější osobní dokumenty uložte do Osobního trezoru v OneDrivu (jen u osobních účtů).

🌟 Produktivita na maximum

Denní rutina s Outlookem a Copilotem:

  • Ráno: Projděte kartu Prioritní, dlouhá vlákna si nechte shrnout Copilotem.
  • Během dne: Důležité e-maily si připněte nebo označte příznakem, úkoly sledujte v To Do.
  • Večer: Vyřízené zprávy archivujte, nevyřízené označte kategorií nebo příznakem.
  • Jednou týdně: Projděte OneDrive a odstraňte soubory, které už nepotřebujete.