Outlook & OneDrive

Autor Zveřejněno dne

Jak se přihlásit a orientovat ve webové verzi Outlooku

Přihlášení do webové verze Outlooku:

  1. Otevřete webový prohlížeč (Edge, Chrome, Firefox, Safari, …).
  2. Přejděte na outlook.office.com.
  3. Přihlaste se svým pracovním Microsoft účtem.

Základní rozložení obrazovky

Po přihlášení uvidíte tři hlavní sekce:

  • ✅ první panel – Přepínání mezi e-mailem 📧, kalendářem 📅, kontakty 👥 a úkoly ✅.
  • ✅ druhý okno – Zobrazení seznamu e-mailů nebo konkrétního e-mailu.
  • ✅ třetí panel – Náhled na detaily, např. kalendář nebo přílohy.

Prioritní doručená pošta

Microsoft Outlook umí inteligentně třídit e-maily na Prioritní a Další. To znamená, že důležité zprávy se zobrazí hned nahoře, zatímco méně důležité (např. reklamy) se přesunou do záložky Další.

⭐ Jak aktivovat prioritní doručenou poštu?

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. V sekci Doručená pošta přepni možnost Prioritní doručená pošta na Zapnuto.

⭐ Jak přesunout zprávu mezi prioritní a další?

  • Pokud Outlook špatně roztřídí e-mail, klikni pravým tlačítkem na zprávu a vyber Přesunout do Prioritní/Další.
  • Outlook se tímto učí a v budoucnu bude podobné e-maily třídit lépe.

Uspořádání zpráv

Outlook umožňuje zobrazovat e-maily ve formě vláken (konverzací). To znamená, že všechny odpovědi na jednu zprávu se zobrazí přehledně pod sebou – jako jeden celek.

Tato funkce pomáhá sledovat komunikaci u konkrétního tématu a zjednodušuje správu doručené pošty.

🛠 Jak zapnout nebo vypnout zobrazení ve vláknech

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení (vpravo nahoře).
  2. V rychlém panelu vyhledejte sekci Zobrazení.
  3. Najděte položku Zobrazovat zprávy jako konverzace:
    • Zapněte, pokud chcete zprávy seskupit do vláken.
    • Vypněte, pokud chcete zobrazovat každou zprávu zvlášť.

💡 Tip: Pokud máte více zpráv ve vlákně, Outlook automaticky skryje starší odpovědi – kliknutím na trojúhelník vlevo vlákno rozbalíte.

📌 Výhody zobrazení ve vláknech

  • Všechny odpovědi vidíte přehledně na jednom místě.
  • Rychle najdete historii komunikace.
  • Méně zaplněná doručená pošta.

🔧 Možnosti přizpůsobení:

  • V nastavení lze určit, zda má být zobrazena nejnovější zpráva nahoře nebo dole.
  • Můžete si vybrat, zda se mají zobrazit všechny zprávy ve složce, nebo pouze ty ve vlákně.

Podpisy

Každý e-mail vypadá profesionálněji s dobře nastaveným podpisem. Outlook umožňuje vytvořit podpis, který se automaticky přidává ke zprávám.

✍ Jak nastavit podpis?

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
  2. Přejdi do sekce Pošta → Sestavení a odpovědi.
  3. Do pole E-mailový podpis napiš svůj podpis.
  4. Můžeš přidat:
    • Jméno a příjmení
    • Pozici a firmu
    • Telefon a webové stránky
    • Odkazy na sociální sítě (např. LinkedIn)
  5. Zvol, zda se má podpis přidávat automaticky ke každému e-mailu.

💡 Tip: Pokud chceš profesionální vzhled, použij HTML podpis s logem a odkazy.

Automatické odpovědi

Pokud odjíždíš na dovolenou nebo nebudeš k dispozici, můžeš nastavit automatické odpovědi (Out of Office). Outlook pak za tebe odpoví každému, kdo ti pošle e-mail.

⭐ Jak nastavit automatickou odpověď?

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
  2. Přejdi na Pošta → Automatické odpovědi.
  3. Přepni na Odesílat automatické odpovědi.
  4. Nastav časový rozsah (např. od 20. 2. do 25. 2.).
  5. Do pole napiš zprávu, například:Dobrý den, děkuji za váš e-mail. V tuto chvíli nejsem k dispozici, ale odpovím vám po návratu dne 26. 2. V případě urgentních záležitostí kontaktujte kolegu na e-mailu kolega@firma.cz.
  6. Pokud chceš, můžeš nastavit jinou odpověď pro lidi mimo organizaci.

💡 Tip: Automatické odpovědi se hodí nejen na dovolenou, ale i na jiné situace, kdy jsi offline (např. školení, nemoc).

Přeposílání

Přeposílání (Forwarding) umožňuje automatické odesílání příchozích e-mailů na jinou adresu. Tato funkce je užitečná, pokud např. pracuješ na více účtech nebo jsi dočasně mimo kancelář a potřebuješ, aby zprávy viděl i kolega.

🛠 Jak nastavit automatické přeposílání

  1. Klikni na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
  2. Přejdi do sekce Pošta → Přeposílání.
  3. Zaškrtni možnost Povolit přeposílání.
  4. Zadej e-mailovou adresu, na kterou se mají zprávy přeposílat.
  5. (Volitelné) Zaškrtni Uchovávat kopii přeposlané zprávy, pokud chceš, aby e-maily zůstaly i ve tvé doručené poště.
  6. Klikni na Uložit.

💡 Tip: Přeposílání lze kombinovat s pravidly – například přeposílat jen zprávy od konkrétního odesílatele.

❌ Jak přeposílání vypnout

Stejným postupem jako výše:

  • Přejdi do Nastavení → Pošta → Přeposílání,
  • zruš zaškrtnutí možnosti Povolit přeposílání,
  • potvrď změnu kliknutím na Uložit.

Naplánovat odeslání

Potřebuješ poslat e-mail v konkrétní den a čas, ale nechceš na to zapomenout? Funkce naplánovaného odeslání ti umožní napsat zprávu hned a odeslat ji automaticky později.

Jak naplánovat odeslání e-mailu?

  1. Napiš e-mail jako obvykle.
  2. Místo Odeslat klikni na šipku vedle tlačítka.
  3. Vyber Naplánovat odeslání.
  4. Nastav datum a čas odeslání (např. zítra v 9:00).
  5. Klikni Odeslat.
  6. E-mail se uloží do složky Koncepty a odešle se automaticky v naplánovaný čas.

Jak upravit nebo zrušit naplánovaný e-mail?

  1. Přejdi do složky Koncepty.
  2. Otevři naplánovaný e-mail.
  3. Můžeš ho upravit a znovu naplánovat, nebo kliknout Odeslat nyní.

Tip: Ideální pro gratulace k narozeninám, připomínky projektů nebo e-maily do jiných časových pásem. Pamatuj, že počítač nebo telefon musí být online, aby se e-mail odeslal.

Složky výsledků hledání

Složky výsledků hledání (Search Folders) umožňují automaticky zobrazovat e-maily, které odpovídají zadaným kritériím – bez nutnosti je fyzicky přesouvat. Jde o dynamické složky, které se samy aktualizují podle obsahu.

Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro počítač (desktop verze, např. Outlook pro Microsoft 365).

🛠 Jak vytvořit složku výsledků hledání

  1. V levém panelu klikni pravým tlačítkem na „Složky výsledků hledání“ → Nová složka výsledků hledání.
  2. Vyber jednu z předdefinovaných možností, např.:
    • Nepřečtené zprávy,
    • Pošta od konkrétní osoby,
    • Pošta s přílohami,
    • Přizpůsobené hledání.
  3. Pokud zvolíš Vlastní složku výsledků hledání, můžeš zadat vlastní kritéria:
    • Odesílatel, příjemce, klíčová slova, kategorie, příznaky, datum apod.
  4. Pojmenuj složku a klikni na OK.

💡 Tip: Složky výsledků hledání pouze zobrazují zprávy – fyzicky je nemění ani nepřesouvají. Ideální pro rychlý přístup k určitým typům zpráv.

🔄 Jak složku upravit nebo smazat

  • Úprava: Pravým tlačítkem na složku → Přizpůsobit složku výsledků hledání (ne všechny typy složek lze upravit).
  • Smazání: Pravým tlačítkem → Odstranit složku výsledků hledání (e-maily zůstanou zachovány).

Rychlé kroky pro úsporu času

Funkce Rychlé kroky (Quick Steps) v Outlooku umožňuje automatizovat opakující se úkony jedním kliknutím. Hodí se například pro:

  • přesměrování e-mailů určité osobě,
  • přesun zprávy do složky a zároveň její označení,
  • vytvoření nové zprávy s přednastaveným obsahem.

⭐ Kde najít Rychlé kroky

Ve webové verzi Outlooku:

  1. Klikněte v horním menu na Další příkazy (⋯) nad seznamem zpráv.
  2. Zvolte Rychlé kroky.
  3. Zobrazí se výchozí šablony nebo možnost vytvořit vlastní.

✏️ Jak vytvořit vlastní rychlý krok

  1. Otevřete Rychlé kroky → + Nový rychlý krok.
  2. Vyberte akci, například:
    • Přesunout do složky,
    • Označit jako přečtené,
    • Přiřadit kategorii,
    • Přeposlat e-mail konkrétní osobě.
  3. Pojmenujte rychlý krok, např. „Faktury do účetnictví“.
  4. Uložte.

💡 Tip: Kombinujte více akcí – např. označení, přesun a přeposlání v jednom kroku.

✅ Použití rychlého kroku

Když vyberete e-mail, klikněte na název vytvořeného rychlého kroku v nabídce. Outlook okamžitě provede všechny nastavené akce.

Kategorie

Kategorie v Outlooku slouží k vizuálnímu rozlišení a rychlému třídění zpráv, událostí, úkolů nebo kontaktů. Můžeš si vytvořit vlastní systém barev podle typu komunikace, projektů nebo priorit.

🌈 Jak přiřadit kategorii e-mailu

  1. Klikni pravým tlačítkem na e-mail.
  2. Vyber možnost Přiřadit kategorii.
  3. Zvol jednu z dostupných barev (např. Červená, Modrá, Zelená…).
  4. Pokud ještě nemáš kategorie pojmenované, klikni na Spravovat kategorie.

💡 Tip: Můžeš přiřadit více kategorií jednomu e-mailu (např. Klient + Urgentní).

✏️ Jak upravit názvy kategorií

  1. V seznamu kategorií klikni na Spravovat kategorie.
  2. Vyber barvu → Přejmenovat (např. Modrá = Projekt A, Žlutá = Finance).
  3. Můžeš také vytvořit novou kategorii s vlastní barvou a názvem.

📆 Použití kategorií i mimo e-maily

Kategorie fungují i u:

  • událostí v kalendáři,
  • úkolů v To Do,
  • kontaktů.

Tím si vytvoříš jednotný systém označování napříč Outlookem.

Pravidla pro automatické třídění e-mailů

Pravidla (Rules) umožňují Outlooku automaticky provádět akce s příchozími e-maily podle zadaných podmínek. Ušetří vám čas a zajistí lepší organizaci pošty.

⭐ Co můžete automatizovat pomocí pravidel?

  • Přesun e-mailů do složek (např. faktury, nabídky, HR).
  • Označení e-mailů příznakem nebo kategorií.
  • Přeposlání zpráv jinému kolegovi.
  • Automatická odpověď na konkrétní zprávy.
  • Odstranění nevyžádané pošty podle klíčových slov.

🛠 Jak vytvořit nové pravidlo

  1. Klikněte na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
  2. Přejděte do Pošta → Pravidla.
  3. Zvolte + Přidat nové pravidlo.
  4. Vyplňte:
    • Název pravidla (např. „Faktury z účetního oddělení“),
    • Podmínky (např. Odesílatel obsahuje faktury@firma.cz),
    • Akce (např. Přesunout do složky „Finance“).
  5. Klikněte na Uložit.

💡 Tip: Pravidla fungují i pro odchozí e-maily a lze je kombinovat s rychlými kroky.

🚫 Jak upravit nebo vypnout pravidlo

  • Ve stejné sekci Pravidla klikněte na dané pravidlo → Upravit nebo Odstranit.
  • Můžete také přetáhnout pravidla a změnit jejich pořadí – Outlook je vyhodnocuje shora dolů.

Jak efektivně spravovat e-maily

📌 Používejte kategorie a složky

  • Klikněte pravým tlačítkem na e-mail a vyberte Přesunout do složky nebo Přidat kategorii.
  • Nastavte si barvy kategorií pro rychlé rozpoznání důležitých zpráv.

🔍 Hledání e-mailů

  • Používejte operátory jako from: (odesílatel), subject: (předmět) nebo has:attachment (s přílohou).
  • Například: from:john@firma.cz subject:projekt zobrazí všechny e-maily od Johna s klíčovým slovem “projekt”.
  • Používejte operátory pro přesné hledání:
    • from:jan@firma.cz – e-maily od Jana
    • subject:faktura – zprávy s fakturou v předmětu
    • has:attachment – pouze e-maily s přílohou
    • received:>1/1/2025 – e-maily novější než 1. ledna 2025
    • @dokument.xlsx – rychlé hledání konkrétního souboru
  • 💡 Tip: Kombinujte operátory: from:jana@firma.cz subject:projekt has:attachment

🚀 Automatické třídění e-mailů s pravidly

  • Klikněte na ⚙️ Nastavení → Zobrazit všechna nastavení Outlooku → Pravidla.
  • Vytvořte pravidlo, aby se např. faktury automaticky přesouvaly do složky Finance.

Uspořádání zpráv – složky, filtry a označení

📌 Vytváření složek

  • Klikni pravým tlačítkem na Doručená pošta → Nová složka.
  • Pojmenuj složku (např. Projekty, Klienti, Osobní) a přesuň do ní e-maily.

🔍 Filtry pro rychlé hledání

V horním panelu klikni na Filtr a vyber:

  • ✅ nepřečtené – Zobrazí pouze nepřečtené e-maily.
  • ✅ s přílohou – Najde e-maily s přiloženými soubory.
  • ✅ od určitého odesílatele – Pomocí pole „Od“ rychle zobrazíš e-maily od konkrétní osoby.

🏷 Použití příznaků a kategorií

  • Klikni na ⚑ Příznak u e-mailu, pokud ho chceš označit jako úkol.
  • Barevné kategorie pomohou vizuálně odlišit důležité e-maily.

Jak lépe pracovat s kalendářem

📅 Rychlé přidání schůzky

  1. Klikněte na Kalendář (ikona 📅 vlevo).
  2. Zvolte „Nová událost“
  3. Vyberte den a čas, kdy má schůzka proběhnout.
  4. Přidejte název, účastníky a místo.
  5. Pokud má být schůzka online, zvolte „Schůzka přes Teams“.
  6. Klikněte na Uložit nebo Odeslat pozvánku.

⏰ Sdílení kalendáře

  • V kalendáři klikněte na Sdílet a zadejte e-mail kolegy.
  • Můžete mu dát oprávnění jen k zobrazení nebo i k úpravám.

Jak využít To Do a úkoly

Webový Outlook je propojený s Microsoft To Do, což je užitečný nástroj pro správu úkolů.

✅ Jak vytvořit úkol?

  1. Klikněte na ikonu To Do (v levém panelu).
  2. Přidejte název úkolu a nastavte termín splnění.
  3. Přidejte poznámky nebo soubory, pokud je to potřeba.
  4. Úkol se automaticky synchronizuje s Outlookem a Microsoft To Do.

OneDrive – vaše cloudové úložiště

📁 Základní orientace a rychlé nahrávání

Přístup k OneDrive:

  • Přejděte na onedrive.live.com
  • Nebo klikněte na ikonu OneDrive 📁 v Outlook panelu

Rychlé nahrání souborů:

  • Klikněte na + Nový → Nahrání souboru/složky
  • Nebo přetáhněte soubory přímo do okna prohlížeče
  • Mobilní tip: Použijte skenování dokumentů kamerou telefonu

🔍 Copilot vyhledávání v OneDrive – revoluce 2025

OneDrive využívá pokročilé Copilot AI vyhledávání, které rychle najde soubory na základě obsahu, ne jen názvu.

Nové AI funkce:

  • Rozpoznávání textu – najde text v naskenovaných dokumentech
  • Rozpoznávání objektů – hledá “auto” v fotografiích
  • AI klasifikace – automaticky označuje citlivé dokumenty
  • Smart summaries – Copilot shrne obsah dokumentů

Příklady Copilot vyhledávání:

  • “prezentace o prodeji” – najde všechny sales materiály
  • “smlouva s ABC firma” – najde dokumenty i bez přesného názvu
  • “fotky z konference” – vyhledá podle obsahu a kontextu

📊 Copilot návrhy a automatická organizace

AI návrhy v OneDrive 2025:

  • Automatické štítky pro lepší organizaci
  • Návrhy sdílení na základě spolupráce
  • Duplicitní soubory – AI upozorní na kopie
  • Doporučené akce – archivace starých souborů

Sdílení a spolupráce s @mention funkcí

🤝 @mention pro rychlé přidání souborů – novinka 2025

Revoluční funkce pro sdílení souborů přímo v e-mailu:

  • V e-mailu napište @ + název souboru
  • Copilot automaticky najde soubory z vašeho OneDrivu
  • Funguje se všemi soubory ve sdílených prostorech Microsoft 365
  • Příjemci automaticky získají oprávnění k přístupu

🔒 Pokročilé sdílení s oprávněními

Typy přístupu:

  • 👁️ Zobrazit – pouze čtení
  • 💬 Komentovat – přidávání poznámek
  • ✏️ Upravovat – plná editace
  • 👑 Vlastník – správa oprávnění

Sdílení odkazu:

  • Klikněte pravým tlačítkem na soubor → Sdílet
  • Zvolte Kopírovat odkaz pro rychlé sdílení
  • Nastavte “Kdokoli s odkazem” pro veřejné sdílení

🔐 Zabezpečené sdílení pro firmy

Nové funkce 2025:

  • Datum vypršení – automatické zrušení přístupu
  • Stažení zakázáno – pouze online prohlížení
  • Vodoznaky – ochrana proti kopírování
  • Audit log – sledování kdo a kdy přistupoval

Microsoft 365 Apps – Word, Excel, PowerPoint s Copilotem

📝 Rychlé vytváření dokumentů z Outlooku

Z Outlook panelu:

  • Klikněte na ikonu Word 📄 v pravém panelu
  • Nebo + Nový → Word dokument/Excel tabulka/PowerPoint prezentace

Copilot asistent při psaní:

  • “Draft with Copilot” – AI navrhne text na základě tématu
  • Automatické formátování – rozpozná nadpisy a seznamy
  • Gramatická kontrola – pokročilé návrhy pro češtinu

📊 Pokročilé funkce Excel s Copilot

AI analýza dat:

  • Automatické grafy – AI navrhne nejlepší vizualizaci
  • Trendy a předpovědi – rozpoznávání vzorců v datech
  • “Analyze Data” – Copilot odpovídá na otázky o vašich datech
  • Formula suggestions – AI navrhne vzorce na základě popisu

Úložiště a tarify Microsoft 365

💾 Správa úložného prostoru OneDrive

Co zabírá místo:

  • Outlook – e-maily a přílohy
  • OneDrive – všechny nahrané soubory
  • Teams – záznamy schůzek a sdílené soubory

Kontrola využití:

  • onedrive.live.com → Nastavení → Úložiště
  • Zobrazí rozložení podle typů souborů a největší položky

💰 Tarify Microsoft 365 – 2025 update

Doporučené tarify pro Outlook & OneDrive:

  • 🆓 Zdarma: 5 GB OneDrive + základní Outlook
  • 💙 Microsoft 365 Personal: 239 Kč/měsíc – 1 TB + premium funkce + Copilot kredit
  • 🟢 Microsoft 365 Family: 319 Kč/měsíc – až 6 uživatelů + AI funkce
  • 🔵 Microsoft 365 Business: 649 Kč/měsíc – plný Copilot + enterprise funkce

Výhody Microsoft 365:

  • 🔒 Advanced Security – ochrana proti malwaru a phishingu
  • 👥 Sdílení s týmem – neomezená spolupráce
  • 📞 Prioritní podpora – rychlejší řešení problémů
  • 🤖 Copilot AI – umělá inteligence ve všech aplikacích

Mobilní aplikace a offline přístup

📱 Outlook a OneDrive aplikace pro telefon

Stažení:

Nové funkce v mobilní aplikaci 2025:

  • Copilot Chat – AI asistent i na mobilu
  • Smart notifications – AI filtruje důležité oznámení
  • Voice commands – hlasové ovládání pro rychlé odpovědi

🔄 Offline přístup k souborům – 30denní sync

Nastavení offline režimu:

  • V OneDrive aplikaci → ⚙️ Nastavení → Offline soubory
  • Zapněte “Synchronizovat soubory pro offline přístup”
  • Novinka 2025: Rozšířeno z 7 na 30 dní offline synchronizace
  • Vyberte konkrétní složky pro offline dostupnost

💡 Tip: Offline změny se automaticky synchronizují po připojení k internetu.

🔧 Užitečné tipy a triky pro pokročilé

⚡ Klávesové zkratky pro nový Outlook

  • Ctrl + N – nový e-mail
  • Ctrl + R – odpovědět
  • Ctrl + Shift + R – odpovědět všem
  • Ctrl + F – přeposlat
  • Delete – smazat
  • Ctrl + Shift + A – otevřít Copilot Chat
  • F9 – ruční synchronizace
  • Ctrl + Alt + S – univerzální vyhledávání Microsoft 365

🔍 Pokročilé vyhledávací operátory pro OneDrive

Outlook a OneDrive kombinace:

  • in:onedrive smlouva – najde “smlouva” v OneDrive souborech
  • from:jana@firma.cz has:onedrive – e-maily od Jany s OneDrive odkazy
  • @dokument.xlsx modified:>1/1/2025 – soubory upravené po 1. lednu

🤖 Automatizace s Power Automate

Co můžete automatizovat:

  • 📧 Automatické třídění e-mailů na základě obsahu
  • 📊 Export dat z Outlooku do Excel tabulek
  • 🔄 Synchronizace mezi Microsoft 365 službami
  • 📅 Automatické události z e-mailů do kalendáře

Začátek: flow.microsoft.com → Create → Automated flow

💡 Závěrečné tipy pro rok 2025

🚀 Nové Copilot AI funkce, které stojí za vyzkoušení

  • AI shrnutí dlouhých e-mailů – ušetří hodiny čtení
  • Automatické třídění priorit – důležité zprávy neuniknou
  • Copilot Chat pro plánování – AI naplánuje schůzky za vás
  • @mention pro soubory – rychlejší sdílení dokumentů
  • Smart notifications – AI filtruje pouze důležité oznámení

🔐 Zabezpečení a soukromí

  • Zapněte dvoufázové ověření na account.microsoft.com
  • Pravidelně kontrolujte aktivitu účtu a neznámá přihlášení
  • Používejte Information Rights Management pro citlivé informace
  • Nastavte Personal Vault v OneDrive pro nejdůležitější soubory

🌟 Produktivita na maximum

Denní rutina profesionála s Copilot AI:

  • Ráno: Zkontrolovat prioritní e-maily s AI shrnutím
  • Během dne: Používat připnuté e-maily a Copilot Chat
  • Večer: Archivovat zpracované zprávy pomocí kategorií
  • Týdně: Vyčistit OneDrive od duplicitních souborů s AI návrhy