Power Automate

Úvodní informace

• nebojte se používat umělou inteligenci
  • SharePointer
  • Power Automate Helper
• SharePoint vs. MS Teams vs. OneDrive
• automatizace
  • pro skupinu (e-mail pro tok)
  • pro jednotlivce (sdílet tok)
• vždy toky zálohovat

Přístup k PA z webu, navigace v UI

• make.powerautomate.com (nebo přes portal.office.com → Power Automate)
• levý panel: Domů, Vytvořit, Moje toky, Šablony, Připojení
• „Moje toky“ = přehled vlastních toků se stavy (zapnuto/vypnuto/chyba)

Správa konektorů

• konektor = „adaptér“ mezi PA a aplikací (Outlook, SP, Teams, OneDrive, …)
• konektory
  • standardní konektory (součást licence M365)
  • premium (Dataverse, HTTP, Word Online Business, …)
• při prvním použití konektoru se vytváří „připojení“ (connection) – přihlášení k dané službě

Testování a zapnutí toku

• tlačítko „Testovat“ vpravo nahoře → ruční spuštění vs. automatické (čekání na trigger)
• při ručním testu: PA projde tok krok po kroku, u každé akce zobrazí vstupy a výstupy
• zelená fajfka = krok proběhl, červený křížek = chyba (kliknutím zobrazit detail)
• po úspěšném testu: tok zapnout přepínačem v „Moje toky“

Funkce a výrazy (expressions)

• tlačítko „fx“ v dynamickém obsahu → editor výrazů
• nejčastější: formatDateTime(), concat(), if(), length(), int(), split()
• příklad: formatDateTime(utcNow(), 'dd.MM.yyyy') → dnešní datum v českém formátu
• příklad: if(equals(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Schváleno'), 'ANO', 'NE')
• tip na %252f: replace(proměnná, '/', '%252f') pro práci s lomítky v cestách SP

Správa chyb a ladění toku

• historie běhů: „Moje toky“ → detail toku → „28denní historie běhů“
• u každého běhu: kliknutím na krok je vidět vstupy/výstupy a přesný text chyby

Optimalizace pro výkon a úsporu času

• paralelní větve: akce, které na sobě nezávisí, spouštět současně
• „Získat položky“: filtrovat přímo v OData dotazu, ne až podmínkou v toku
• příklad: Status eq 'Nový' v poli „Dotaz filtru“ místo stahování všech položek + podmínky
• omezit „Apply to each“ – čím méně cyklů, tím rychlejší tok
• pojmenování akcí srozumitelně (neponechávat „Použít pro každý 2“) – usnadňuje údržbu

Příklady toků

OUTLOOK: zpráva s přílohou => ONEDRIVE: uložení souboru

• pro každou přílohu
• filtrování podle kritérií
• vytvoření složek podle odesilatele
• časové razítko u každého uloženého souboru

OUTLOOK: 🚩 => (PLANNER: úkol)  => OUTLOOK: přesun e-mailu

SP: dokument => OUTLOOK: e-mail => TEAMS: oznámení

Byl vložen soubor s názevm:
<a href="#">Název</a>

SP: položka => OUTLOOK: e-mail => TEAMS: oznámení

TLAČÍTKO => OUTLOOK: odeslat e-mail (nebo složitější proces)

OPAKOVÁNÍ => SP: položka => OUT: e-mail

• nezpracované pracovní cesty
• uběhla určitá doba od vytvoření položky
• požadavek na závadu není stále v řešení

OPAKOVÁNÍ => SP: položka => OUT: e-mail

• narozeniny a svátky

FORMS: odpověď => OUTLOOK: e-mail

TEAMS: TODO => PLANNER: úkol

• lze použít šablonu v MS Teams

SP: dokument => schválení => OUT: e-mail => přesun => SP: aktualizace

SP: položka => schválení => OUT: e-mail => SP: aktualizace

• využití např. pro pracovní cestu zaměstnance
• nepoužívat emotikony (nefunguje při automatizaci
• nastavení oprávnění: vedení vidí na SP vše, uživatel pouze svou položku

Forms => schválení => OUT: e-mail => SP: aktualizace

Schválení můžete provést také pomocí tohoto odkazu: [Power Automate: Schválení](https://make.powerautomate.com/environments/Default-ae2b8ebf-8662-4888-94f5-5b3be9f6946a/approvals/received/)

FORMS => OD: kopie => XLSX: skript => OD: sdílet => OUT/schválení

function main(
  workbook: ExcelScript.Workbook,
  Nazev_nakupu: string,
  Pocet_kusu: string,
  Maximalni_cena: string,
  Umisteni_predmetu: string
) {
  let sheet = workbook.getWorksheet("List1");
  sheet.getRange("B1").setValue(Nazev_nakupu);
  sheet.getRange("B2").setValue(Pocet_kusu);
  sheet.getRange("B3").setValue(Maximalni_cena);
  sheet.getRange("B4").setValue(Umisteni_predmetu);
}

OUT: e-mail => AI: builder => OUT: e-mail (překlad)

Automatické vyplňování šablony Wordu (bez premium)

• premium konektor „Populate a Word template“ vyžaduje placenou licenci
  • alternativa 1: SP Quick Parts – Word šablona (.dotx) s Document Property,
    metadata z knihovny SP se propisují automaticky
  • alternativa 2: Power Automate Desktop (zdarma)
    – bookmarky nebo find & replace v šabloně
  • alternativa 3: Excel + Office Scripts jako generátor výstupu
  • alternativa 4: HTML e-mail s dynamickým obsahem jako „dokument“
    (standardní Outlook konektor)

Další automatizace

• Automatizovaný intranet