Power Automate

Autor Zveřejněno dne

Úvodní informace

  • nebojte se používat umělou inteligenci
  • SharePoint vs. MS Teams vs. OneDrive
  • automatizace
    • pro skupinu (e-mail pro tok)
    • pro jednotlivce (sdílet tok)
  • vždy toky zálohovat

Přístup k PA z webu, navigace v UI

  • make.powerautomate.com (nebo přes portal.office.com → Power Automate)
  • levý panel: Domů, Vytvořit, Moje toky, Šablony, Připojení
  • „Moje toky“ = přehled vlastních toků se stavy (zapnuto/vypnuto/chyba)

Správa konektorů

  • konektor = „adaptér“ mezi PA a aplikací (Outlook, SP, Teams, OneDrive, …)
  • konektory
    • standardní konektory (součást licence M365)
    • premium (Dataverse, HTTP, Word Online Business, …)
  • při prvním použití konektoru se vytváří „připojení“ (connection) – přihlášení k dané službě

Testování a zapnutí toku

  • tlačítko „Testovat“ vpravo nahoře → ruční spuštění vs. automatické (čekání na trigger)
  • při ručním testu: PA projde tok krok po kroku, u každé akce zobrazí vstupy a výstupy
  • zelená fajfka = krok proběhl, červený křížek = chyba (kliknutím zobrazit detail)
  • po úspěšném testu: tok zapnout přepínačem v „Moje toky“

Funkce a výrazy (expressions)

referenční příručka funkcí

  • tlačítko „fx“ v dynamickém obsahu → editor výrazů
  • nejčastější: formatDateTime(), concat(), if(), length(), int(), split()
  • příklad: formatDateTime(utcNow(), 'dd.MM.yyyy') → dnešní datum v českém formátu
  • příklad: if(equals(triggerOutputs()?['body/Status'], 'Schváleno'), 'ANO', 'NE')
  • tip na %252f: replace(proměnná, '/', '%252f') pro práci s lomítky v cestách SP

Správa chyb a ladění toku

  • historie běhů: „Moje toky“ → detail toku → „28denní historie běhů“
  • u každého běhu: kliknutím na krok je vidět vstupy/výstupy a přesný text chyby

Optimalizace pro výkon a úsporu času

  • paralelní větve: akce, které na sobě nezávisí, spouštět současně
  • „Získat položky“: filtrovat přímo v OData dotazu, ne až podmínkou v toku
  • příklad: Status eq 'Nový' v poli „Dotaz filtru“ místo stahování všech položek + podmínky
  • omezit „Apply to each“ – čím méně cyklů, tím rychlejší tok
  • pojmenování akcí srozumitelně (neponechávat „Použít pro každý 2“) – usnadňuje údržbu

Příklady toků

OUTLOOK: zpráva s přílohou => ONEDRIVE: uložení souboru

  • pro každou přílohu
  • filtrování podle kritérií
  • vytvoření složek podle odesilatele
  • časové razítko u každého uloženého souboru
formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')

OUTLOOK: 🚩 => (PLANNER: úkol)  => OUTLOOK: přesun e-mailu

SP: dokument => OUTLOOK: e-mail => TEAMS: oznámení

Byl vložen soubor s názevm: <a href="#">Název</a>

SP: položka => OUTLOOK: e-mail => TEAMS: oznámení

TLAČÍTKO => OUTLOOK: odeslat e-mail (nebo složitější proces)

OPAKOVÁNÍ => SP: položka => OUT: e-mail

  • nezpracované pracovní cesty
  • uběhla určitá doba od vytvoření položky
  • požadavek na závadu není stále v řešení
stav eq 'zadáno'
learn.microsoft.com: filter rows

addMinutes(utcNow(), -20)

OPAKOVÁNÍ => SP: položka => OUT: e-mail

  • narozeniny a svátky

FORMS: odpověď => OUTLOOK: e-mail

TEAMS: TODO => PLANNER: úkol

  • lze použít šablonu v MS Teams

SP: dokument => schválení => OUT: e-mail => přesun => SP: aktualizace

SP: položka => schválení => OUT: e-mail => SP: aktualizace

  • využití např. pro pracovní cestu zaměstnance
  • nepoužívat emotikony (nefunguje při automatizaci
  • nastavení oprávnění: vedení vidí na SP vše, uživatel pouze svou položku

Forms => schválení => OUT: e-mail => SP: aktualizace

Schválení můžete provést také pomocí tohoto odkazu: [Power Automate: Schválení](https://make.powerautomate.com/environments/Default-ae2b8ebf-8662-4888-94f5-5b3be9f6946a/approvals/received/)

FORMS => OD: kopie => XLSX: skript => OD: sdílet => OUT/schválení

function main(
  workbook: ExcelScript.Workbook,
  Nazev_nakupu: string,
  Pocet_kusu: string,
  Maximalni_cena: string,
  Umisteni_predmetu: string
) {
  let sheet = workbook.getWorksheet("List1");
  sheet.getRange("B1").setValue(Nazev_nakupu);
  sheet.getRange("B2").setValue(Pocet_kusu);
  sheet.getRange("B3").setValue(Maximalni_cena);
  sheet.getRange("B4").setValue(Umisteni_predmetu);
}
function main(
    workbook: ExcelScript.Workbook,
    Pocet_kusu: string,
    Maximalni_cena: string,
    Umisteni: string
)
{
    let sheet = workbook.getWorksheet("List1");
    sheet.getRange("B1").setValue(Pocet_kusu);
    sheet.getRange("B2").setValue(Maximalni_cena);
    sheet.getRange("B3").setValue(Umisteni);
}

OUT: e-mail => AI: builder => OUT: e-mail (překlad)

Automatické vyplňování šablony Wordu (bez premium)

  • premium konektor „Populate a Word template“ vyžaduje placenou licenci
    • alternativa 1: SP Quick Parts – Word šablona (.dotx) s Document Property,
      metadata z knihovny SP se propisují automaticky
    • alternativa 2: Power Automate Desktop (zdarma)
      – bookmarky nebo find & replace v šabloně
    • alternativa 3: Excel + Office Scripts jako generátor výstupu
    • alternativa 4: HTML e-mail s dynamickým obsahem jako „dokument“
      (standardní Outlook konektor)
SP Quick Parts návod

Krok 1 – Připravte si knihovnu dokumentů v SharePointu

Jděte do SP knihovny (nebo vytvořte novou), kde chcete šablonu používat. Přidejte sloupce, které se mají propisovat do Wordu – například „Jméno zaměstnance“, „Oddělení“, „Datum cesty“, „Cíl cesty“. Typ sloupců může být jednořádkový text, datum, výběr apod. Prostě to, co potřebujete mít v dokumentu.

Krok 2 – Vytvořte Word šablonu (.dotx)

Otevřete Word na počítači (desktopová verze, ne web). Vytvořte si dokument tak, jak má výsledný formulář vypadat – hlavička, rozložení, logo, texty. Tam, kde má být dynamická hodnota (jméno, datum…), zatím nechte prázdné místo.

Krok 3 – Vložte Quick Parts (Rychlé části)

Tady je klíčový trik. Ve Wordu jděte na záložku Vložení → Rychlé části → Vlastnosti dokumentu. Uvidíte seznam vlastností – a pokud jste šablonu propojili s SP knihovnou (viz krok 4), zobrazí se tam Vaše SP sloupce. Každou vlastnost vložte na místo, kde chcete mít dynamický obsah.

Problém: SP sloupce se ve Wordu zobrazí až poté, co šablonu nahrajete do knihovny a stáhnete zpět. Proto doporučuji tento postup:

Krok 4 – Nahrajte šablonu do knihovny

V SP knihovně jděte do Nastavení knihovny → Upřesnit nastavení → Šablona dokumentu. Nahrajte svou šablonu (uložte ji jako .dotx). Od teď, když někdo klikne „Nový“ v knihovně, vytvoří se dokument z Vaší šablony.

Krok 5 – Stáhněte šablonu zpět a dokončete ji

Po nahrání do knihovny si šablonu otevřete zpět ve Wordu (ze SP knihovny → „Upravit šablonu“ v nastavení). Teď už ve Vložení → Rychlé části → Vlastnosti dokumentu uvidíte sloupce z knihovny (Jméno zaměstnance, Oddělení atd.). Vložte je na správná místa v dokumentu. Uložte.

Krok 6 – Vyzkoušejte

Jděte do SP knihovny, klikněte Nový → prázdný dokument (vytvoří se z Vaší šablony). Word se otevře a pole budou prázdná. Teď vyplňte metadata v SP knihovně (sloupce u položky) – hodnoty se propíšou do dokumentu. Funguje to i obráceně: když vyplníte pole přímo ve Wordu, metadata se zapíšou zpět do SP.

Jak to spojit s Power Automate (bez premium)

Tok může například: Forms odpověď → vytvoří položku v SP seznamu → zkopíruje šablonu v knihovně → aktualizuje metadata položky (standardní SP konektor, žádný premium). Jakmile uživatel dokument otevře, Quick Parts se vyplní z metadat automaticky.

Na co si dát pozor:

Funguje to pouze v desktopovém Wordu (ne ve Word Online – tam se Quick Parts nezobrazují jako editovatelná pole, ale hodnoty se propíšou při otevření v desktopu). Názvy sloupců v SP nesmí obsahovat speciální znaky – držte se jednoduchých názvů bez diakritiky (interní název sloupce). A maximální počet vlastností, které se propisují, je omezený na typy sloupců, které SharePoint umí mapovat na Word Document Properties (text, datum, číslo, výběr – ano; lookup, person – problematické).

Další automatizace

Začněte tady (Microsoft, zdarma)

Power Automate pro desktop (automatizace na vašem počítači)

Česky mimo Microsoft

Videa (anglicky, zdarma)

Až zvládnete základy

Když se zaseknete

  • Řešení chyb cloudových toků – česky. Rozcestník podle příznaku (tok se neuloží, nespustí, akce selže) s tabulkou běžných chybových hlášek.
  • Fórum Power Automate – anglicky, oficiální komunita Microsoftu. Má sekce pro stavbu toků, konektory i desktop.

Další studijní materiály

  • Pravidelné spouštění úloh – česky. Návod krok za krokem na automatizaci spouštěnou v určitý čas, například pravidelné odesílání e-mailu. Tohle doporučuji jako první vlastní pokus.
  • Schvalování žádostí a dokumentů – česky. Praktický příklad schválení dovolené: žádost v SharePointu, e-mail schvalovateli a následné oznámení výsledku. Vhodné po zvládnutí základů.
  • První automatizace v Power Automate Desktop – anglicky, přibližně 24 minut. Pokud chceš automatizovat práci v aplikacích na počítači: vytvoření toku, zaznamenání prováděných akcí a jejich otestování.
  • Český videokurz: Power Automate krok za krokem – česky, placený; úvod zdarma. Pavel Lasák vysvětluje základy a praktické propojení s e-maily, formuláři, Excelem, Teams a SharePointem. Celkem 21 lekcí na 1 hodinu 22 minut. Vhodné, pokud raději sleduješ ukázky na videu.