Úkoly z porad vytvořené v Microsoft 365

Autor Zveřejněno dne

O PROJEKTU

Pro obchodní společnost jsem postavil řešení, které z porad v Microsoft Teams automaticky vytváří úkoly. Účastníci porady jen zapnou přepis. Po skončení porady AI přepis přečte, najde úkoly, otevřené otázky, rozhodnutí a rizika, porovná je s tím, co už firma eviduje, a zapíše je do seznamu v SharePointu. Nikdo nepíše zápis ručně a žádný úkol se neztratí v poznámkách nebo e‑mailech.

UKÁZKA

Celý proces krok za krokem na ukázkové poradě.

JAK TO FUNGUJE

  1. Přepis. Jakmile Teams dokončí přepis porady, Power Automate ho stáhne a uloží do SharePointu.
  2. AI extrakce. Prompt v AI Builderu z přepisu vytáhne úkoly, otevřené otázky, rozhodnutí, rizika a zprávy o stavu práce. U každého bodu určí vlastníka (i podle oslovení), přepočítá „do pátku“ na konkrétní datum, doplní oblast a prioritu a uloží citaci s časem v přepisu.
  3. Porovnání. Druhý prompt porovná každý bod s aktivními úkoly v seznamu a rozhodne, jestli založit nový úkol, aktualizovat existující, nebo bod přeskočit. Stejný úkol tak nevzniká dvakrát a má historii napříč poradami.
  4. Zápis a kontrola. Úkoly se zapíší do SharePoint seznamu s pohledy podle oblasti, osoby a stavu. Nejasné body, například bez vlastníka nebo s nejasným termínem, dostanou příznak ke kontrole a rozhodne o nich člověk.

Řešení doplňují upozornění před poradou na body, které čekají na vyřešení, souhrn úkolů po poradě e‑mailem nebo do Teams a agent v Copilot Studiu, kterého se lze v Teams zeptat na stav úkolů běžnou češtinou.

CO TO PŘINÁŠÍ

  • Nic se neztratí. Každá dohoda z porady skončí v seznamu.
  • Méně ruční práce. Žádné přepisování zápisů a rozesílání úkolů.
  • Bez duplicit. Úkol se aktualizuje, nezakládá se znovu.
  • Dohledatelnost. U každého úkolu je citace a čas v přepisu.
  • Přehled pro vedení. Kdo, co, do kdy a v jakém stavu, bez ptaní.

CO SE OSVĚDČILO

AI zapíše jen to, co na poradě zazní. Nejlépe funguje, když se úkol zadá oslovením („Petro, připravíš nabídku?“), řekne se termín a dotyčný ho potvrdí. Pomáhá také krátké shrnutí úkolů na konci porady.

TECHNOLOGIE

  • Microsoft Teams (přepis porady)
  • Power Automate (tři toky: přepis, extrakce, zápis)
  • AI Builder (vlastní prompty pro extrakci a porovnání úkolů)
  • SharePoint (seznam úkolů, pohledy Kontrola, Oblast, Osoba)
  • Copilot Studio (agent v Teams nad seznamem úkolů)

Všechno běží v Microsoft 365, které firma už má. Žádná nová aplikace, žádný další účet.

CHCETE TAKOVÉ ŘEŠENÍ?

Pokud u vás úkoly z porad končí v poznámkách a e‑mailech, dokážu stejný proces postavit ve vašem prostředí Microsoft 365, včetně napojení na vaše seznamy, oblasti a lidi. Ozvěte se a projdeme, jak u vás porady probíhají.