OneDrive & SharePoint

Úvodní informace

• nebojte se používat umělou inteligenci
  • SharePointer
  • Power Automate Helper
• SharePoint vs. OneDrive vs. MS Teams – všechno je SharePoint
• při zakládání čehokoliv (web, knihovna, seznam, sloupec) → bez mezer a bez diakritiky

Úvod do cloudového úložiště v Microsoft 365

Microsoft 365 nabízí dva hlavní nástroje pro ukládání a sdílení souborů: OneDrive a SharePoint. Na pozadí ale běží stejná technologie – OneDrive je technicky SharePoint, jen vyhrazený pro osobní použití jednoho uživatele. A když vytvoříte tým v Microsoft Teams? Na pozadí se automaticky vytvoří skupinový SharePoint web. Celý ekosystém je tedy propojený.

🏠 Analogie: Byt vs. kancelář

Pro lepší pochopení si představte dva prostory:

OneDrive = váš byt

• Máte v něm své osobní věci (dokumenty, koncepty, poznámky).
• Klíče máte jen vy.
• Když chcete někomu něco ukázat nebo půjčit, půjčíte mu klíč (sdílíte odkaz nebo přístup). Rozhodujete, jestli se smí jen dívat, nebo i přestavovat nábytek.
• Jakmile klíč odeberete, přístup končí.

SharePoint = kancelář vaší firmy

• V kanceláři jsou skříně (= knihovny dokumentů) a v nich šuplíky (= složky a dokumenty).
• Každý zaměstnanec má přístup do kanceláře, ale ne do každé skříně.
• Některé skříně jsou zamčené pro konkrétní oddělení (= oprávnění).
• Správce kanceláře rozhoduje, kdo kam smí (= vlastník webu / správce).

Tato analogie vysvětluje i řízení přístupu: v bytě si klíče řídíte sami, v kanceláři rozhoduje správce budovy.

📁 Rozdíl mezi OneDrive, SharePoint a Teams

⚠️ Klíčový „aha moment”: Soubory, které nahrajete do kanálu v Teams, fyzicky leží v SharePoint knihovně. Teams je jen „fasáda” – hezčí rozhraní pro přístup k SharePointu. Když otevřete záložku Soubory v Teams a kliknete na „Otevřít v SharePointu”, uvidíte ta samá data v SharePoint knihovně.

⭐ Kdy použít co?

OneDrive používejte, když:

• pracujete na vlastních rozpracovaných dokumentech
• potřebujete zálohu souborů z počítače do cloudu
• chcete sdílet konkrétní soubor s jednou nebo dvěma osobami
• ukládáte osobní poznámky, koncepty nebo šablony

SharePoint používejte, když:

• celý tým potřebuje přístup k jedné sadě dokumentů
• dokumenty procházejí schvalováním nebo mají definovaný životní cyklus
• potřebujete verzování, metadata a strukturované knihovny
• budujete firemní intranet nebo projektový web
• vedete evidence (kniha závad, pracovní cesty, požadavky na nákup)

Teams používejte jako „vstupní bránu”, když:

• chcete rychle sdílet soubor s týmem bez přemýšlení nad strukturou
• potřebujete kombinaci komunikace (chat, hovory) + souborů na jednom místě
• pro pokročilou správu dokumentů (metadata, workflow, zobrazení) přepněte do SharePointu

💡 Tip: Pokud nevíte, kam soubor uložit – ptejte se: „Potřebuje k tomu přístup ještě někdo jiný?” Pokud ano → SharePoint (nebo Teams). Pokud ne → OneDrive.

🧭 Přehled prostředí a navigace

Osobní vs. firemní prostředí – kde co žije?

Stejně jako Outlook existuje ve dvou variantách (osobní a firemní), i OneDrive má dvě verze na různých adresách:

💡 Proč ta zvláštní adresa u firemního OneDrive? Protože OneDrive for Business je technicky SharePoint – vaše firemní soubory žijí na adrese typu contoso-my.sharepoint.com/personal/jiri_contoso_com/. Není pro něj samostatná doména, je to součást SharePointu.

⭐ Rozcestník onedrive.com: Adresa onedrive.com funguje jako vstupní brána – přesměruje vás podle toho, jakým účtem se přihlásíte. Osobní účet → onedrive.live.com. Firemní účet → váš tenant SharePoint. Nemusíte si pamatovat přesnou adresu, stačí onedrive.com.

Přístup k firemnímu OneDrive:

1. Přejděte na onedrive.com a přihlaste se pracovním Microsoft 365 účtem (přesměruje vás na správné místo).
2. Nebo přejděte na portal.office.com → klikněte na ikonu OneDrive.
3. Uvidíte své soubory, sdílené položky a koš.

Přístup k SharePointu:

1. Přejděte na portal.office.com → SharePoint (nebo přímo firma.sharepoint.com).
2. Na úvodní stránce uvidíte často navštěvované weby, nedávné soubory a novinky.
3. V levém panelu: Domů, Moje weby, Sledované weby.

🆕 Novinka 2026 – Nový SharePoint Experience: Od března 2026 Microsoft zavádí kompletně přepracované rozhraní SharePointu. Nový design rozděluje práci do tří oblastí: Discover (nalezení obsahu), Publish (publikování) a Build (tvorba webů a řešení). Součástí jsou AI nástroje včetně SharePoint Admin Agenta pro správce.

💡 Tip: V adresním řádku SharePointu poznáte strukturu: firma.sharepoint.com/sites/nazev-webu/nazev-knihovny. Toto pochopení vám pomůže orientovat se i při práci s Power Automate nebo Teams.

OneDrive pro osobní produktivitu

📤 Nahrávání, organizace a synchronizace souborů

Nahrání souborů do OneDrive:

1. Klikněte na + Nový → Nahrání souboru nebo Nahrání složky.
2. Nebo přetáhněte soubory přímo do okna prohlížeče (drag & drop).
3. Po nahrání se soubory automaticky synchronizují do cloudu.

Synchronizace s počítačem:

1. Otevřete aplikaci OneDrive na počítači (ikona oblaku v systémové liště).
2. Přihlaste se svým pracovním Microsoft 365 účtem (nikoliv osobním).
3. Vyberte složky, které chcete synchronizovat.
4. Synchronizované složky se zobrazí v Průzkumníku souborů jako běžné složky.

🆕 Novinka 2026 – Vlastní název synchronizační složky: Správci mohou nově nastavit kratší vlastní název pro synchronizační složku OneDrive (místo výchozího „OneDrive – {název organizace}”). Tím se řeší problémy s příliš dlouhými cestami u vnořených souborů.

⭐ Funkce „Files On-Demand” (Soubory na vyžádání):

• ☁️ Pouze online – soubor je v cloudu, nezabírá místo na disku
• ✅ Dostupné na tomto zařízení – staženo pro offline přístup
• 🟢 Vždy ponechat na tomto zařízení – trvale offline

Nastavení: klikněte pravým tlačítkem na soubor → Vždy ponechat na tomto zařízení nebo Uvolnit místo.

💡 Tip: Funkce Files On-Demand šetří místo na disku – soubory vidíte v Průzkumníku, ale stahují se až ve chvíli, kdy je otevřete.

Organizace souborů:

• Vytvářejte složky podle projektů nebo oblastí práce (ne podle typu souboru).
• Používejte srozumitelné názvy – např. „2026-03_Nabidka-Klient-ABC.docx” místo „dokument1.docx”.
• Pravidelně archivujte staré soubory do složky „Archiv”.

🆕 opilot v Průzkumníku souborů (podzim 2025 – jaro 2026): Uživatelé s Copilot licencí mohou přímo v Průzkumníku souborů (Windows) sumarizovat dokumenty, porovnávat soubory nebo se ptát na obsah souborů uložených v OneDrive. Od začátku 2026 lze navíc přikládat AI sumarizace při sdílení souborů.

📱 Práce se soubory z různých zařízení

OneDrive je dostupný z:

• Webového prohlížeče – onedrive.com (přesměruje podle účtu) nebo portal.office.com → OneDrive
• Desktopové aplikace – synchronizace s Průzkumníkem souborů (Windows) nebo Finderem (Mac)
• Mobilní aplikace – OneDrive pro Android a iOS
  • skenování dokumentů kamerou telefonu (přímo v aplikaci)
  • automatické zálohování fotografií z telefonu

💡 Tip: Pokud upravíte soubor na telefonu, změny se automaticky synchronizují na počítač i do webové verze. Funguje to i obráceně.

🔗 Přidat zástupce na SharePoint do OneDrive

Klíčová funkce pro pohodlnou práci! Můžete si přidat zástupce (shortcut) na SharePoint knihovnu nebo složku přímo do svého OneDrive. Tím uvidíte týmové soubory vedle svých osobních souborů v Průzkumníku – na jednom místě.

Jak přidat zástupce:

1. Otevřete SharePoint knihovnu nebo složku, kterou chcete mít po ruce.
2. Klikněte na Přidat zástupce do OneDrive (ikona v horní liště knihovny).
3. Složka se objeví ve vašem OneDrive pod názvem knihovny/složky.
4. V Průzkumníku souborů ji najdete přímo v sekci OneDrive – synchronizuje se automaticky.

💡 Tip: Zástupce funguje jako odkaz – soubory fyzicky zůstávají v SharePointu, ale vy k nim přistupujete jako by byly ve vašem OneDrive. Offline přístup funguje stejně (Files On-Demand).

⚠️ Rozdíl oproti tlačítku „Synchronizovat”: Tlačítko „Synchronizovat” v SharePoint knihovně vytvoří v Průzkumníku samostatnou složku mimo OneDrive (pod názvem firmy). Zástupce se naopak zobrazí uvnitř OneDrive – je to přehlednější a modernější přístup.

🤝 Sdílení souborů a složek v OneDrive

Vzpomeňte na analogii s bytem – sdílení = půjčení klíčů. Rozhodujete, zda půjčíte klíč jen ke čtení, nebo i k úpravám.

Jak sdílet soubor nebo složku:

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor → Sdílet.
2. Zadejte e-mailovou adresu příjemce.
3. Zvolte úroveň oprávnění:
   • 👁️ Může zobrazit – pouze čtení (klíč jen k prohlídce)
   • ✏️ Může upravovat – plná editace (klíč k přestavbě)
4. (Volitelné) Přidejte zprávu pro příjemce.
5. Klikněte na Odeslat.

Sdílení odkazem:

1. Klikněte na Kopírovat odkaz.
2. Nastavte, kdo může odkaz použít:
   • Lidé ve vaší organizaci – přístup mají pouze kolegové
   • Konkrétní osoby – přístup mají jen ti, které jmenujete
   • Kdokoli s odkazem – přístup má kdokoli (pozor na bezpečnost!)
3. Nastavte datum vypršení a heslo (pokud je k dispozici).

⚠️ Sdílení s externími uživateli: Závisí na nastavení správce Microsoft 365. Pokud funkce není dostupná, kontaktujte IT oddělení.

💡 Tip: Pokud sdílíte celou složku, všechny nově přidané soubory v ní budou automaticky sdíleny se stejnými osobami.

🔄 Verzování v OneDrive

OneDrive automaticky ukládá historii verzí každého souboru. Protože OneDrive je technicky SharePoint, verzování funguje úplně stejně – jen je zapnuté automaticky a nemusíte nic konfigurovat.

Jak se dostat k historii verzí:

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor → Historie verzí.
2. Zobrazí se seznam všech verzí s datem, autorem úpravy a velikostí.
3. U každé verze můžete:
   • Otevřít – zobrazit verzi pro náhled (bez změny aktuální)
   • Obnovit – nahradit aktuální verzi starší verzí
   • Odstranit – smazat konkrétní verzi

Kolik verzí OneDrive uchovává?

• Ve výchozím nastavení OneDrive for Business uchovává až 500 verzí každého souboru.
• Verze se ukládají při každém uložení / zavření souboru.

Obnovení celého OneDrive (záchrana při katastrofě):

1. V OneDrive klikněte na ⚙️ Nastavení → Obnovit OneDrive.
2. Vyberte datum a čas, ke kterému chcete OneDrive vrátit.
3. OneDrive zobrazí graf aktivity a přehled změn.
4. Klikněte na Obnovit.

💡 Tip: Funkce „Obnovit OneDrive” je záchrana při hromadném smazání nebo napadení ransomwarem – umožňuje vrátit celý OneDrive do stavu z posledních 30 dnů.

🆕 Novinka 2026 – Granulární obnova: Microsoft 365 Backup nově umožňuje obnovit jednotlivé soubory a složky v OneDrive přímo z bodů obnovení, bez nutnosti obnovovat celý OneDrive.

Vytvoření týmového prostoru – začněte v Teams!

🚀 Proč vytvářet SharePoint přes Teams?

Nejlepší způsob, jak vytvořit SharePoint týmový web, je přes Microsoft Teams – ne přes SharePoint Admin centrum. Jedním krokem totiž vznikne celý balík:

Pokud byste vytvořili SharePoint web samostatně (bez Teams), museli byste propojení s Teams, skupinou a dalšími službami řešit ručně.

🛠️ Postup vytvoření

1. Otevřete Microsoft Teams.
2. V levém panelu klikněte na Týmy → Připojit se k týmu nebo vytvořit tým → Vytvořit tým.
3. Zvolte typ: Soukromý (pouze pozvaní) nebo Veřejný (kdokoli v organizaci).
4. Zadejte název týmu bez diakritiky a mezer (např. „Projekt-ABC”) → po vytvoření můžete přejmenovat na „Projekt ABC – Nová budova”.
5. Přidejte členy týmu.
6. Tým je vytvořen → na pozadí vznikl SharePoint web + Microsoft 365 skupina.

⚠️ Důležité – pojmenování: Název, který zadáte při vytvoření, se stane součástí URL SharePoint webu (firma.sharepoint.com/sites/Projekt-ABC) a e-mailové adresy skupiny (Projekt-ABC@firma.cz). Toto se zpětně nedá změnit, i když tým později přejmenujete. Proto zadávejte čistý název bez diakritiky a mezer.

📂 Co máte k dispozici po vytvoření

V Teams:

• Kanál „Obecné” (General) – výchozí kanál pro komunikaci
• Záložka Soubory – přímý přístup do SharePoint knihovny
• Možnost přidávat další kanály, záložky a aplikace

V SharePointu (klikněte na „Otevřít v SharePointu” v záložce Soubory):

• Knihovna Dokumenty – zde leží soubory z kanálů Teams (každý kanál = složka)
• Možnost vytvářet další knihovny, seznamy, stránky
• Pokročilé nastavení: sloupce, zobrazení, oprávnění, workflow

Přidání dalších záložek (karet) v Teams:

1. V kanálu Teams klikněte na + (Přidat záložku).
2. Vyberte SharePoint → vyberte stránku, knihovnu nebo seznam.
3. Nebo vyberte Knihovna dokumentů pro přímý přístup ke konkrétní knihovně.
4. Můžete přidat i SharePoint seznam jako záložku – tým pak vidí evidenci přímo v Teams.

💡 Tip: Teams je skvělý pro rychlý přístup a komunikaci. Pro pokročilou správu dokumentů (vlastní zobrazení, metadata, workflow, verzování) přepněte do SharePointu kliknutím na Otevřít v SharePointu v záložce Soubory.

SharePoint pro týmovou spolupráci

🚫 Pravidlo č. 1: Bez mezer a bez diakritiky!

Při vytváření čehokoliv v SharePointu – webu, knihovny, seznamu nebo sloupce – vždy zadávejte název bez mezer a bez diakritiky.

Proč? SharePoint z prvního názvu vytvoří interní název (internal name), který se používá:

• v URL adrese (např. firma.sharepoint.com/sites/Projekt-ABC/Dokumenty)
• v Power Automate (identifikace seznamu, sloupce)
• v REST API a dalších integracích

Interní název se už nikdy nedá změnit. I když seznam nebo sloupec později přejmenujete na hezký název s diakritikou – interní název zůstane ten původní.

Správný postup:

1. Vytvořte s názvem bez mezer a diakritiky → např. „Kniha-zavad”, „DatumSchvaleni”
2. Po vytvoření přejmenujte na zobrazovaný název → „Kniha závad”, „Datum schválení”
3. Interní název zůstane čistý: Kniha-zavad, DatumSchvaleni – funguje v Power Automate i v URL

⚠️ Typická chyba: Založíte sloupec „Datum schválení” → interní název bude Datum_x0020_schv_x00e1_len_x00ed_ → v Power Automate pak hledáte, co je co. Když ho od začátku pojmenujete „DatumSchvaleni” a pak přejmenujete → interní název je čistý DatumSchvaleni.

📚 Knihovny dokumentů

Knihovna dokumentů = hlavní místo pro ukládání souborů na SharePointu. Každý týmový web má výchozí knihovnu „Dokumenty”, ale lze vytvořit další (např. „Šablony”, „Smlouvy”, „Archiv”).

V analogii s kanceláří: knihovna = skříň. Každá skříň má jiný obsah a jiná pravidla přístupu.

Vytvoření nové knihovny:

1. Na týmovém webu klikněte na + Nový → Knihovna dokumentů.
2. Zadejte název bez diakritiky a mezer (viz pravidlo výše).
3. Po vytvoření přejmenujte na zobrazovaný název s diakritikou.

Přidání sloupců (metadat):

Klíčová funkce, která odlišuje SharePoint od běžného úložiště! Ke každému dokumentu můžete přidat vlastní sloupce – jako štítky na šanonu.

1. V knihovně klikněte na + Přidat sloupec.
2. Vyberte typ: text, výběr, datum, osoba, ano/ne atd.
3. Pojmenujte sloupec bez diakritiky a mezer → po vytvoření přejmenujte.
4. Nastavte výchozí hodnotu (volitelné).

Příklady užitečných sloupců:

• „Stav” (výběr: Koncept / K revizi / Schváleno / Archivováno)
• „Oddělení” (výběr: HR / Finance / IT / Marketing)
• „Zodpovědná osoba” (typ: osoba)
• „Termín platnosti” (typ: datum)

⭐ Proč používat metadata (sloupce)?

• Umožňují filtrování a řazení dokumentů bez nutnosti vytvářet složky.
• Slouží k automatizaci v Power Automate (např. „když se změní stav na Schváleno”).
• Zlepšují vyhledávání – SharePoint indexuje metadata.

💡 Tip: Místo vnořených složek používejte metadata + zobrazení (views). Například sloupec „Oddělení” + „Rok” a poté vytvořte zobrazení „Dokumenty HR 2026″. Dokumenty zůstanou na jednom místě, ale zobrazení je filtrují.

Nastavení knihovny – důležité volby:

Klikněte na ⚙️ Nastavení → Nastavení knihovny:

• Správa verzí – zapnutí verzování, hlavní/podverze, počet uchovávaných verzí, rezervace (check-out), schvalování obsahu (viz sekce níže)
• Upřesnit nastavení:
  • Šablona dokumentu – nastavte výchozí šablonu (např. firemní hlavičkový papír .dotx), ze které se vytvoří nový dokument při kliknutí na „Nový”
  • Otevírat dokumenty v prohlížeči / v klientské aplikaci – zda se Word/Excel otevře ve webové nebo desktopové verzi
  • Povolit složky (ano/ne) – pokud chcete vynutit práci s metadaty místo složek, můžete složky zakázat
  • Správa typů obsahu – viz sekce o Power Automate a povinných sloupcích
• Výchozí zobrazení – jaké zobrazení uvidí uživatelé při otevření knihovny

Vytvoření vlastního zobrazení:

1. V knihovně klikněte na Všechny dokumenty (vpravo nahoře) → Vytvořit nové zobrazení.
2. Pojmenujte zobrazení.
3. Nastavte: které sloupce zobrazit, filtr, řazení, seskupení.
4. Uložte.

📋 Seznamy (Lists)

Seznamy jsou druhý pilíř SharePointu vedle knihoven dokumentů. Zatímco knihovny slouží k ukládání souborů, seznamy slouží k evidenci strukturovaných dat – jako chytrá tabulka nebo jednoduchá databáze.

V analogii s kanceláří: seznam = evidenční kniha (kniha závad, kniha jízd, seznam požadavků).

Vytvoření seznamu:

1. Na týmovém webu klikněte na + Nový → Seznam.
2. Vyberte: prázdný seznam, z Excelu, ze šablony (např. Evidence problémů, Cestovní itinerář, Sledování obsahu).
3. Název zadejte bez diakritiky a mezer → po vytvoření přejmenujte.

Přidání a nastavení sloupců:

1. Klikněte na + Přidat sloupec → vyberte typ (text, výběr, datum, osoba, ano/ne, číslo, odkaz…).
2. Název sloupce bez diakritiky a mezer → po vytvoření přejmenujte.
3. V nastavení sloupce můžete:
   • nastavit výchozí hodnotu
   • nastavit validaci (např. datum nesmí být v minulosti)
   • zapnout podmíněné formátování – barevné zvýraznění buněk podle hodnoty (např. stav „Urgentní” = červená, „Vyřešeno” = zelená)

Zobrazení v seznamech:

Stejně jako u knihoven dokumentů můžete vytvářet vlastní zobrazení:

1. Klikněte na název aktuálního zobrazení (např. „Všechny položky”) → Vytvořit nové zobrazení.
2. Nastavte filtry, řazení, seskupení a viditelné sloupce.
3. Příklady zobrazení:
   • „Moje úkoly” – filtr: Přiřazeno = [Já]
   • „Otevřené závady” – filtr: Stav ≠ Vyřešeno
   • „Tento měsíc” – filtr: Datum vytvoření = [tento měsíc]

💡 Tip: Zobrazení lze přepínat rychle přímo v horní liště seznamu. Každé zobrazení si můžete uložit jako výchozí pro sebe.

Příklady využití seznamů:

• 🔧 Kniha závad – kdo nahlásil, popis závady, stav (nová / v řešení / vyřešeno), zodpovědná osoba
• 🚗 Pracovní cesty – zaměstnanec, datum, cíl, stav schválení
• 📊 Požadavky na nákup – název, počet kusů, odhadovaná cena, schvalovatel
• 📢 Oznámení pro zaměstnance – nadpis, text, datum platnosti, přečteno/nepřečteno
• 📖 Kniha jízd – řidič, datum, odkud–kam, počet km

Nastavení seznamu – důležité volby:

Klikněte na ⚙️ Nastavení → Nastavení seznamu:

• Upřesnit nastavení:
  • Správa typů obsahu – „Chcete umožnit správu typů obsahu?” → Ano (důležité pro Power Automate – viz níže!)
  • Povolit přílohy – zda mohou uživatelé přikládat soubory k položkám
• Správa verzí – verzování položek (ano/ne, počet verzí)
• Validace – pravidla pro celý seznam (např. datum dokončení musí být po datu zahájení)
• Indexace sloupců – viz limit 5000 položek níže

💡 Tip: Seznamy lze propojit s Power Automate pro automatické notifikace a schvalování (např. při vložení nové závady přijde e-mail správci budovy, při schválení pracovní cesty přijde potvrzení zaměstnanci). Ukázky najdete v příspěvku Automatizovaný intranet.

⚠️ Limit 5000 položek a indexace sloupců

SharePoint má tzv. List View Threshold – omezení na 5000 položek v jednom zobrazení. Pokud seznam překročí 5000 záznamů a sloupce, podle kterých filtrujete nebo řadíte, nejsou indexované, zobrazení přestane fungovat a zobrazí se chyba.

Řešení – indexace sloupců:

1. Přejděte do ⚙️ Nastavení → Nastavení seznamu → Indexované sloupce.
2. Klikněte na Vytvořit nový index.
3. Vyberte sloupec, který používáte pro filtrování nebo řazení (např. Stav, Datum, Oddělení).
4. Uložte.

💡 Tip: Indexujte vždy sloupce, podle kterých filtrujete v zobrazení. Pokud víte, že seznam poroste nad tisíce záznamů, nastavte indexaci hned při vytváření – předejdete problémům.

⚙️ Povinné sloupce pro Power Automate – pozor na správný postup!

Pokud používáte Power Automate k automatizaci nad seznamem (např. notifikace, schvalování), narazíte na problém: běžné nastavení povinného sloupce nefunguje pro Power Automate.

❌ Nefunguje: V nastavení sloupce zapnete „Požadovat, aby tento sloupec obsahoval informace” → Power Automate toto nastavení ignoruje a vytvoří položku i bez vyplnění.

✅ Správný postup – přes typy obsahu:

1. V nastavení seznamu přejděte na Upřesnit nastavení.
2. U položky „Chcete umožnit správu typů obsahu?” zvolte Ano → Uložte.
3. V nastavení seznamu se objeví sekce Typy obsahu → klikněte na Položka (nebo váš vlastní typ obsahu).
4. Zobrazí se sloupce typu obsahu → u každého sloupce nastavte: Povinné / Nepovinné / Skryté.
5. Sloupce nastavené jako Povinné přes typ obsahu budou vyžadovány i Power Automatem.

⚠️ Proč to tak je? Power Automate pracuje s typem obsahu seznamu, ne s nastavením sloupce. Pokud povinnost nenastavíte přes typ obsahu, tok vytvoří položku bez vyplnění povinných polí – a vy to zjistíte až při kontrole dat.

Sdílení v SharePointu

Sdílení v SharePointu funguje jinak než v OneDrive. V OneDrive si klíče řídíte sami (analogie s bytem). V SharePointu o přístupech rozhodují oprávnění webu, knihovny a složky (analogie s kanceláří – správce budovy rozhoduje, kdo kam smí).

🤝 Sdílení dokumentu ze SharePoint knihovny

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor → Sdílet.
2. Zadejte jméno nebo e-mail příjemce.
3. Zvolte oprávnění: Může zobrazit nebo Může upravovat.
4. (Volitelné) Nastavte datum vypršení přístupu.
5. Klikněte na Odeslat nebo Kopírovat odkaz.

⚠️ Rozdíl oproti OneDrive: V SharePointu mohou mít příjemci přístup k souboru i díky tomu, že jsou členy týmového webu (Vlastníci / Členové / Návštěvníci). Sdílení jednotlivého souboru přidává oprávnění nad rámec oprávnění webu.

📂 Sdílení celé knihovny nebo seznamu

1. Otevřete knihovnu nebo seznam.
2. Klikněte na ⚙️ Nastavení → Oprávnění knihovny / seznamu.
3. Zde vidíte, kdo má přístup (zděděný z webu nebo vlastní).
4. Pro sdílení s konkrétní osobou: Přerušte dědičnost → přidejte uživatele.

🔗 Sdílení externě (s lidmi mimo organizaci)

1. Klikněte na soubor nebo složku → Sdílet → Konkrétní osoby.
2. Zadejte externí e-mailovou adresu.
3. Nastavte oprávnění (zobrazit / upravovat) a datum vypršení.
4. Příjemce obdrží e-mail s odkazem a po ověření získá přístup.

⚠️ Závisí na nastavení správce: Externí sdílení může být zakázáno na úrovni tenanta nebo konkrétního webu. Pokud nefunguje, kontaktujte IT oddělení.

🆕 Novinka 2026 – Expirace interních odkazů: Správci mohou nově vynutit výchozí dobu vypršení i pro interní sdílecí odkazy (typ „Lidé ve vaší organizaci”), aby se zabránilo tomu, že interní odkazy zůstanou aktivní neomezeně dlouho.

💡 Tip: V SharePointu vždy zkontrolujte, zda příjemce nemá přístup už díky členství v týmu – zbytečné sdílení jednotlivých souborů vytváří nepřehlednou strukturu oprávnění.

Verzování, rezervace a schvalování dokumentů v SharePointu

🔄 Verzování v SharePoint knihovnách

SharePoint umožňuje detailnější nastavení verzování než OneDrive (kde je verzování zapnuté automaticky).

Nastavení verzování v knihovně:

1. V knihovně klikněte na ⚙️ Nastavení → Nastavení knihovny.
2. Vyberte Nastavení správy verzí.
3. Nastavte:
   • Vytvářet hlavní verze – ano/ne
   • Vytvářet hlavní a podverze (koncepty) – volitelné (1.0, 1.1, 1.2 → 2.0)
   • Počet uchovávaných verzí – doporučení: 50–500 (podle potřeby)
4. Klikněte na OK.

Jak obnovit předchozí verzi:

1. Klikněte pravým tlačítkem na soubor → Historie verzí.
2. Zobrazí se seznam verzí s datem, autorem a velikostí.
3. Klikněte na tři tečky u požadované verze:
   • Zobrazit – náhled (bez změny aktuální verze)
   • Obnovit – nahradí aktuální verzi
   • Odstranit – smaže verzi

⚠️ Důležité: Obnovení verze nevymaže ostatní verze – vytvoří se nová verze s obsahem té obnovené. Historie zůstává zachována.

🆕 Novinka 2026 – Granulární obnova: Microsoft 365 Backup nově umožňuje obnovit jednotlivé soubory a složky v SharePointu přímo z bodů obnovení, bez nutnosti obnovovat celý web.

🔒 Rezervace dokumentů (Check-out / Check-in)

Rezervace je funkce, která zajistí, že na dokumentu pracuje vždy jen jedna osoba. Představte si to jako klíč od trezoru – kdo ho má, ten s dokumentem pracuje, ostatní mohou jen číst.

Tři úrovně řízení práce s dokumenty:

Jak zapnout povinnou rezervaci:

1. V knihovně klikněte na ⚙️ Nastavení → Nastavení knihovny → Nastavení správy verzí.
2. V sekci Požadovat rezervaci vyberte Ano.
3. Od této chvíle musí každý uživatel před úpravou kliknout na tři tečky u souboru → Rezervovat.

Jak zapnout schvalování obsahu:

1. Ve stejném nastavení (Nastavení správy verzí) přepněte Schvalování obsahu na Ano.
2. Nastavte, kdo smí schvalovat (vlastníci, konkrétní osoby).
3. Nově nahrané nebo upravené dokumenty budou mít stav Čeká na vyřízení (Pending), dokud je schvalovatel neschválí.

⚠️ Pozor: Při zapnutém schvalování vidí neschválené dokumenty pouze autor a schvalovatelé. Ostatní členové týmu uvidí až schválenou verzi.

💡 Tip: Schvalování lze kombinovat s Power Automate – místo ručního schvalování v SharePointu dostane schvalovatel e-mail s tlačítky Schválit / Zamítnout přímo v Outlooku. Ukázky najdete v příspěvku Power Automate.

📋 Sledování změn a historie aktivit

Panel podrobností:

1. Vyberte soubor a klikněte na ⓘ (ikona informací) v pravém horním rohu.
2. Zobrazí se:
   • Aktivita – kdo a kdy soubor otevřel, upravil nebo sdílel
   • Vlastnosti – metadata souboru
   • Historie verzí – přehled verzí

💡 Tip: Panel aktivit je užitečný pro sledování, zda kolega už dokument četl nebo upravil – aniž byste se museli ptát.

Správa oprávnění a bezpečnost

🔐 Úrovně oprávnění (čtení, úpravy, správa)

V analogii s kanceláří: oprávnění určují, kdo smí do které skříně a co tam smí dělat.

SharePoint rozlišuje tři základní úrovně oprávnění:

Jak fungují oprávnění na týmovém webu:

• Vlastníci (Owners) → Úplné řízení (= správce kanceláře, má klíče od všeho)
• Členové (Members) → Úpravy (= zaměstnanci, pracují s dokumenty)
• Návštěvníci (Visitors) → Čtení (= návštěva, smí se jen dívat)

💡 Tip: Oprávnění se dědí shora dolů: Web → Knihovna → Složka → Soubor. Pokud nastavíte oprávnění na webu, platí pro všechny knihovny pod ním (pokud dědičnost nepřerušíte).

⚙️ Nastavení oprávnění pro složky a jednotlivé soubory

Přerušení dědičnosti oprávnění:

1. Klikněte pravým tlačítkem na složku nebo soubor → Spravovat přístup.
2. Zobrazí se aktuální oprávnění (zděděná z nadřazené úrovně).
3. Klikněte na Pokročilé → Zastavit dědění oprávnění.
4. Nyní můžete přidat nebo odebrat konkrétní uživatele a skupiny.

V analogii: přerušení dědičnosti = zamknutí jedné konkrétní skříně vlastním zámkem, nezávisle na přístupu do kanceláře.

⚠️ Pozor: Přerušení dědičnosti vytváří „ostrůvky” s vlastními oprávněními. To může časem vést k nepřehledné struktuře. Používejte jen tam, kde je to opravdu nutné (např. složka s citlivými dokumenty).

🛡️ Audit přístupů a bezpečnostní doporučení

Kde zjistit, kdo má přístup:

1. U souboru nebo složky klikněte na Spravovat přístup.
2. Zobrazí se:
   • Přímý přístup – osoby s explicitním oprávněním
   • Odkazy – sdílené odkazy a kdo je použil
   • Skupiny – členství ve skupinách Microsoft 365

Bezpečnostní doporučení:

• ✅ Pravidelně kontrolujte, kdo má přístup k důležitým dokumentům.
• ✅ Nastavte datum vypršení u sdílených odkazů.
• ✅ Používejte volbu „Konkrétní osoby” místo „Kdokoli s odkazem” pro citlivé dokumenty.
• ✅ Zakažte stahování u souborů určených pouze k online prohlížení.
• ✅ Pro nejcitlivější soubory v OneDrive využijte Personal Vault (osobní trezor s dodatečným ověřením – dostupnost závisí na nastavení správce).
• ✅ Zapněte vícefaktorové ověření (MFA) – ve firemním prostředí nastavuje správce přes Microsoft Entra ID (dříve Azure AD).

💡 Tip: Správci Microsoft 365 mohou v Admin centru zobrazit audit logy – záznamy o tom, kdo, kdy a odkud přistupoval k souborům. To je užitečné pro GDPR compliance i pro řešení bezpečnostních incidentů.

Praktická cvičení a reálné scénáře

🛠️ Cvičení 1: Vytvoření týmového prostoru pro projekt

Scénář: Váš tým (5 lidí) začíná pracovat na novém projektu. Potřebujete místo pro sdílení dokumentů, sledování úkolů a komunikaci.

Postup:

1. V Microsoft Teams vytvořte nový tým „Projekt-ABC” (typ: Soukromý, bez diakritiky).
   • ➡️ Na pozadí automaticky vznikne SharePoint web + Microsoft 365 skupina.
2. Přejděte do SharePointu (klikněte na „Otevřít v SharePointu” v záložce Soubory).
3. Vytvořte strukturu knihoven (názvy bez diakritiky → po vytvoření přejmenovat):
   • 📁 Dokumenty (výchozí) – pracovní soubory
   • 📁 Sablony → přejmenovat na „Šablony”
   • 📁 Archiv – dokončené materiály
4. Do knihovny „Dokumenty” přidejte sloupce (názvy bez diakritiky → přejmenovat):
   • „FazeProjektu” → „Fáze projektu” (výběr: Příprava / Realizace / Dokončeno)
   • „ZodpovednaOsoba” → „Zodpovědná osoba” (osoba)
   • „Termin” → „Termín” (datum)
5. Vytvořte zobrazení „Moje dokumenty” s filtrem: Zodpovědná osoba = [Já].
6. Vytvořte seznam „UkolyProjektu” → přejmenovat na „Úkoly projektu” se sloupci: Název, Přiřazeno, Priorita, Stav, Termín.
7. Přidejte knihovnu i seznam jako záložky do kanálu Teams (tlačítko +).
8. Přidejte si SharePoint knihovnu jako zástupce do OneDrive – budete mít soubory po ruce přímo v Průzkumníku.

🤝 Cvičení 2: Nastavení sdílení pro interní a externí spolupráci

Scénář: Potřebujete sdílet projektovou dokumentaci s kolegou z jiného oddělení (interně) a s externím dodavatelem.

Postup – interní sdílení:

1. V SharePoint knihovně vytvořte složku „Pro oddělení XY”.
2. Klikněte na složku pravým tlačítkem → Spravovat přístup.
3. Přidejte kolegu s oprávněním Může upravovat.

Postup – externí sdílení:

1. Vytvořte složku „Pro dodavatele”.
2. Přerušte dědičnost oprávnění (Pokročilé → Zastavit dědění).
3. Odeberte skupiny, které nemají mít přístup.
4. Sdílejte složku s externím dodavatelem:
   • Zvolte Konkrétní osoby.
   • Nastavte Může zobrazit (pouze čtení).
   • Nastavte datum vypršení (např. do konce projektu).
   • Zakažte stahování (pokud je to potřeba).
5. Dodavatel obdrží e-mail s odkazem a po ověření získá přístup.

🔧 Cvičení 3: Řešení běžných problémů a sdílení zkušeností

Problém 1: „Soubor je zamčený, nemůžu ho upravit”

• Příčina: Kolega má soubor otevřený nebo je zapnutá funkce Rezervace (check-out) a kolega dokument nevrátil.
• Řešení: Požádejte kolegu o zavření souboru nebo vrácení rezervace (check-in). Pokud kolega není dostupný a máte oprávnění vlastníka: knihovna → tři tečky u souboru → Zahodit rezervaci.

Problém 2: „Smazal jsem soubor a potřebuji ho zpět”

• Řešení OneDrive: Koš → vyberte soubor → Obnovit. Soubory zůstávají v koši 93 dní.
• Řešení SharePoint: Stejný postup. Pokud není v koši prvního stupně, zkuste Koš druhého stupně (dostupný pro správce kolekce webů).

Problém 3: „Synchronizace OneDrive nefunguje”

• Řešení:
  1. Zkontrolujte ikonu OneDrive v systémové liště – je tam ❌ nebo ⚠️?
  2. Klikněte na ikonu → Zobrazit problémy se synchronizací.
  3. Nejčastější příčiny: příliš dlouhý název souboru (max. 400 znaků celá cesta), nepodporované znaky v názvu (# % & * : < > ? / \ |), soubor je příliš velký (max. 250 GB).
  4. Pokud nic nepomáhá: Pozastavit synchronizaci → Pokračovat v synchronizaci.

Problém 4: „Nevím, kdo všechno má přístup k mému souboru”

• Řešení: Klikněte na soubor → Spravovat přístup. Zobrazí se přehled všech osob, skupin a sdílených odkazů. Zde můžete rovnou odebrat přístup nebo změnit oprávnění.

Problém 5: „Potřebuji pracovat offline”

• OneDrive: Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku → Vždy ponechat na tomto zařízení. Po připojení k internetu se změny automaticky synchronizují.
• SharePoint: Přidejte si knihovnu jako zástupce do OneDrive (nejlepší varianta) nebo použijte tlačítko Synchronizovat v knihovně. V obou případech se soubory objeví v Průzkumníku a funguje offline přístup.

Problém 6: „Kolega přepsal můj dokument – jak se vrátím k předchozí verzi?”

• Řešení: Klikněte pravým tlačítkem na soubor → Historie verzí → vyberte verzi před nežádoucí úpravou → Obnovit. Původní (přepsaná) verze zůstane v historii, takže se nic neztratí. Funguje stejně v OneDrive i SharePointu.

Problém 7: „Power Automate nevyžaduje povinné sloupce v seznamu”

• Příčina: Povinnost sloupce je nastavená jen přes nastavení sloupce, ne přes typ obsahu.
• Řešení: V nastavení seznamu → Upřesnit nastavení → zapněte Správu typů obsahu → v typu obsahu nastavte sloupce jako Povinné. Viz sekce „Povinné sloupce pro Power Automate” výše.

Problém 8: „Zobrazení v seznamu hlásí chybu – filtr nefunguje”

• Příčina: Seznam má více než 5000 položek a sloupce ve filtru nemají zapnutou indexaci.
• Řešení: Nastavení seznamu → Indexované sloupce → přidejte index na sloupce, které používáte ve filtrech a řazení.

🆕 Novinky a změny v roce 2026

• Nový SharePoint Experience (od března 2026) – přepracované rozhraní s oblastmi Discover, Publish a Build + AI nástroje.
• Rušení standalone plánů – Microsoft postupně ruší samostatné SharePoint Online a OneDrive for Business plány (Plan 1 a Plan 2). Konec prodeje nových licencí od června 2026, konec obnovování od ledna 2027, plné ukončení v prosinci 2029. Zákazníci budou přecházet na Microsoft 365 suite licence.
• Vlastní název OneDrive složky – správci mohou nastavit kratší název synchronizační složky.
• Copilot v Průzkumníku souborů – sumarizace, porovnání a dotazování na obsah souborů přímo z Windows. Základní funkce se začaly zavádět již na podzim 2025; v roce 2026 přibyla možnost přikládat AI sumarizace při sdílení souborů přes OneDrive.
• Granulární obnova souborů – Microsoft 365 Backup umožňuje obnovit jednotlivé soubory a složky bez obnovení celého webu.
• Expirace interních odkazů – správci mohou vynutit výchozí dobu vypršení i pro interní sdílecí odkazy.
• SharePoint Admin Agent – AI asistent pro správce SharePointu (analýza oprávnění, neaktivní weby, úložiště).

📌 Užitečné odkazy a zdroje

• OneDrive – Nápověda a studium
• SharePoint – Nápověda a studium
• OneDrive Quick Start Guide
• SharePoint Online Quick Start Guide
• Automatizovaný intranet
• Outlook & OneDrive
• Power Automate